4 เทคนิคสนุก ปลุกการประชุมให้มีชีวิตชีวา
4 เทคนิคประชุมสนุก ปลุกให้มีชีวิตชีวา
ไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ชอบการประชุม แต่ต้องยอมรับว่าในโลกของการทำงานชีวิตจริง ไม่มีใครหลีกหนีการประชุมได้ ต่อให้ย้ายงานก็ไปที่ไหน ๆ ก็ต้องเจออยู่ดี จะมากหรือน้อยแค่นั้น อย่างบางสายงานอาจจะใช้เวลาไปกับการประชุมแทบทั้งวัน จนไม่ได้หยิบจับงานจริง ๆ ของตัวเองเลยด้วยซ้ำ นั่นก็เพื่อการสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน ช่วยให้องค์กรเคลื่อนไหวไปสู่วัตถุประสงค์บางอย่าง หรือได้แลกเปลี่ยนความเห็นอะไรใหม่ ๆ กันในทีม ไปยังเป้าหมายร่วมกัน
JobsDB เข้าใจความเบื่อนี้ดี แต่ในเมื่อการประชุมเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ลองปรับความคิดคิดทำใจแบบจำยอม แล้วมองหาเทคนิคที่ช่วยให้การประชุมมีสีสันไม่หดหู่ ด้วยการลองเอา 4 เทคนิคประชุมด้านล่าง ไปปรับใช้กันดูที่ออฟฟิศ อย่างน้อยให้การประชุมมีอะไรที่พอทำให้คนทำงานชื่นใจกันได้บ้าง
4 เทคนิคประชุมอย่างไรให้ไม่น่าเบื่อ ได้ใจคนทำงาน
แค่พูดว่า “ประชุม” บางคนได้ยินก็ถึงกับส่ายหน้าแล้วด้วยซ้ำ แต่ด้วยจุดประสงค์เพื่อสร้างความเข้าใจหรือต้องการความคิดเห็นแบบร่วมกัน เพื่อให้องค์กรไปต่อได้ มันมีน้ำหนักมากพอที่ต้องแลกกับเวลาและความเบื่อหน่ายของคนในองค์กร มาดูกันว่าจะมีเทคนิคประชุมอะไรบ้าง ที่จะช่วยให้คนทำงานใจชื้นระหว่างประชุมขึ้นมาได้บ้าง
1.เลือกสถานที่ประชุมให้เหมาะสม หรือเปลี่ยนบ้างไม่ให้จำเจ
เริ่มต้นด้วยเรื่องสถานที่ที่ใช้การประชุม หากมองผิวเผินอาจจะรู้สึกว่า สถานที่อาจจะไม่ได้สำคัญอะไร หารู้ไม่ การประชุมในสถานที่ที่เหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม อากาศถ่ายเทสะดวก บรรยากาศในห้องประชุมดี แสงสว่างเพียงพอ มองไปไหนทางก็สดชื่น หรือการใช้เครื่องพ่นน้ำหอมก็ช่วยได้เช่นกัน สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ย่อมช่วยจรรโลงใจให้พนักงานใจฟูขึ้นมาได้
อย่างน้อยก็คนที่เข้าประชุมคงผ่อนคลายกว่าการประชุมที่อยู่ในห้องสี่เหลี่ยมปิดทึบ ไม่มีหน้าต่างให้แสงเข้า มองไปทางไหนก็เหมือนอยู่ในสถานที่ปิด ประชุมก็ว่าเครียดแล้ว เจอบรรยากาศแบบนี้ไปเหมือนถูกซ้ำเติม หรือถ้าแบบอยากเปลี่ยนบรรยากาศไปเลย การประชุมนอกสถานที่ตาม Co-working Space ต่าง ๆ ก็ช่วยได้ หรือการจัดประชุมในสวนสาธารณะที่มีธรรมชาติสวยงาม เพื่อเพิ่มความกระตือรือร้นและความสดใสให้กับบรรยากาศของการประชุม ก็เป็นอีกเทคนิคการประชุมหนึ่งที่น่าสนใจ
2. ใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ เพิ่มสีสันในการประชุม
ไหน ๆ จุดประสงค์หลักของการประชุม ก็เพื่อให้พนักงานที่เข้าร่วมมีส่วนร่วมในการประชุมให้ได้มากที่สุด ดังนั้น การนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาใช้ จึงเป็นหนึ่งในเทคนิคในการประชุมที่น่าสนใจ นอกจากจะได้ในแง่ของความสะดวกสบายแล้ว ยังช่วยในการดึงความสนใจจากผู้เข้าประชุม ให้เขาสนใจและตื่นตาตื่นใจกับเทคโนโลยี ง่าย ๆ ก็คือสนุกและได้ Active ไม่นั่งเบื่อจนเกินไป
เทคโนโลยีนั้นอาจจะมาในรูปแบบของแอปพลิเคชัน ให้พนักงานทุกคนที่เข้าร่วมสามารถส่งข้อความแสดงความคิดเห็น หรือโพสต์คำถามได้ในเวลาเดียวกัน แล้วนำไปเสนอผ่านหน้าจอใหญ่ เพื่อให้เนื้อหามีความน่าสนใจ ซึ่งจะนำเสนอแบบเปิดเผยชื่อไม่ระบุตัวตนก็ได้ พนักงานจะได้กล้าแสดงความคิดเห็นมากขึ้น ไม่ต้องกังวลสายตาใคร
3. เพิ่มเกมหรือกิจกรรมระหว่างการประชุม
อย่ามองว่าการประชุมเป็นเรื่องเคร่งเครียด เอาเป็นเอาตายกันอย่างเดียว ระหว่างประชุมทีมที่เป็นฝ่าย Lead อาจจะหาเกมหรือกิจกรรมทำ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมผ่อนคลายก่อน จะทำก่อนเริ่มประชุม ระหว่างประชุมหรือหลังประชุมก็ได้หมด เอาที่ไทม์ไลน์ได้ ไม่เกินเวลาประชุมเป็นพอ โดยกิจกรรมอาจจะมาในรูปแบบของ “การใบ้คำ” ที่เกี่ยวกับหัวข้อการประชุมหรือไม่เกี่ยวได้หมด จะอยู่ในรูปแบบของการแข่งขันเดี่ยว แข่งขันทีมก็ได้อีกเช่นกัน แล้วค่อยมอบรางวัลให้กับผู้ชนะ
แน่นอนว่า กิจกรรมเหล่านี้สร้างสีสันให้การประชุมได้เป็นอย่างดี ถือเป็นหนึ่งในรูปแบบที่ช่วยกระตุ้นร่างกายตื่นตัว และยกระดับจิตใจของผู้เข้าร่วมประชุมได้เป็นอย่างดี หรือถ้ามองว่ากิจกรรมจะเสียเวลาไป จะลองหาของเล่นกระจุกกระจิก อย่างพวกลูกบอลนวดมือ สปริงเด้งดึ๋งสีรุ้ง (Slinkies) เข้าห้องประชุมไปด้วย แล้วให้ผู้เข้าประชุมได้ผลัดกันเล่นไปเรื่อย ๆ ขณะประชุม ซึ่งกรณีนี้มีการทดลองจริงแล้วพบว่าระหว่างเล่นของเหล่านี้ช่วยให้ความคิดสร้างสรรค์เพิ่มขึ้นจริง
4.หลังจบการประชุมแนะนำให้เก็บ Feedback เพื่อปรับปรุง
หลังจากการประชุมทุกครั้ง แนะนำให้รับฟังฟีดแบ็กจากผู้เข้าร่วมประชุมด้วยจิตใจที่เปิดกว้าง อาจจะส่งเป็นแบบสอบถามไปให้พนักงานหลังประชุมจบ เพื่อดูความคิดเห็น ให้ทุกคนลองบอกมาว่าชอบอะไรหรือไม่ชอบอะไรในการประชุมครั้งนี้
แน่นอนว่าความเห็นจากการประชุมก็จะมาทั้งเชิงบวกเชิงลบ บางคนอาจจะบอกว่าดี กระชับ เข้าใจง่าย แต่ใช้เวลามากเกินไปจนหลุดโฟกัส หรือประชุมครั้งนี้ไม่มีประโยชน์เสียเวลา แจ้งทราบเป็นอีเมลรวมก็พอแล้ว รวมทั้งอาจจะมีคนเสนอความคิดเห็นใหม่ ๆ ที่น่าสนใจซึ่งเป็นไปได้หมด แต่กลุ่มที่เป็นทีม Lead นำประชุม ต้องนำความเห็นเหล่านั้นมาพัฒนาและแก้ไขการประชุมให้เฟรชอยู่เสมอ อาจจะลดเวลาและความถี่ของการประชุมลง รวมถึงเลือกประชุมให้ตรงเวลา เพื่อเวลาการทำงานที่มากขึ้น
สิ่งสำคัญคือต้องรับฟังและปรับปรุงให้ดีขึ้นอยู่เสมอ การประชุมถึงจะมีคุณภาพและไม่น่าเบื่อ ไม่อย่างนั้นคนก็มานั่งฟังให้จบ ๆ ไปแต่ละวัน ไม่เกิดประโยชน์อยู่ดี
ประชุมอย่างไรให้ไม่น่าเบื่อ?
ขึ้นชื่อว่า “การประชุม” ฟังอย่างไรก็เป็นเรื่องน่าเบื่อแบบหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ถ้าองค์กรไหนเปลี่ยนความคิดคนในที่ทำงาน สร้างบรรยากาศการประชุมให้ดีขึ้นได้ สุดท้ายแล้วผลประโยชน์ย่อมตกกับบริษัท คนทำงานมีความสุข เอ็นจอยทำงาน เอ็นจอยที่จะเข้าประชุม กล้าที่จะสร้างสรรค์ไอเดียใหม่ ๆ ได้อย่างไร้กรอบ สุดท้ายแล้วนำมาสู่ผลลัพธ์ที่ดีแน่นอน
พร้อมที่จะทำให้การประชุมของคุณให้มีชีวิตชีวามากขึ้นไหม นำเทคนิคการประชุมทั้ง 4 ข้อของเราไปปรับใช้กันเลย
