เจาะลึก Employee Referral Program คืออะไร กลยุทธ์การหาคนที่ใช่ได้ไวขึ้น

สังเกตได้ว่าการโยกย้าย เปลี่ยนงานใหม่ของชาวมนุษย์เงินเดือนในปัจจุบัน มีความคล่องตัวสูงกว่าสมัยก่อนค่อนข้างมาก ด้วยปัจจัยด้านของเทคโนโลยี รวมถึงแอปพลิเคชันสมัครงานต่าง ๆ ที่เอื้อให้ HR เข้าถึงตัว Candidate ได้ง่ายขึ้น ขณะเดียวกันตัว Candidate เองก็ยื่นใบสมัครไปยัง HR ได้ง่ายกว่าเดิม โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปยื่นเอกสารด้วยตัวเองให้ยุ่งยากเหมือนสมัยก่อน ทุกอย่างจัดการได้หมดผ่านระบบออนไลน์

นอกจากนี้กลยุทธ์การแนะนำเพื่อนพนักงานอย่าง Employee Referral Program หรือหลายคนเรียกติดปากกันว่า การ Refer ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ HR ในยุคนี้นำมาใช้มากขึ้น เพราะเป็นช่องทางคัดสรร Candidate ได้ตรงใจและตรงตำแหน่งในระยะเวลาที่ไวกว่าเดิม

Employee Referral Program คืออะไร

กลยุทธ์หาคนทำงานด้วย Employee Referral Program คือ หนึ่งในวิธีย่นเวลาหรือคีย์ลัดในการสรรหา Candidate ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับงานนั้น ๆ โดยการให้คนในบริษัทแนะนำเพื่อนสนิท คนรู้จักหรือคนมีความสามารถตรงกับ Job Description ดูแล้วมีแนวโน้มเข้ากับวัฒนธรรมองค์กร หรือทำงานร่วมกันกับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ แลกกับการได้รางวัลหรือค่าตอบแทนต่าง ๆ เสริมจากเงินเดือนของพนักงาน ขณะที่บริษัทเองก็ได้คนทำงานไวขึ้น เรียกว่าได้ประโยชน์กันทั้งสองฝ่าย

ทั้งนี้การให้พนักงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องเป็นคนคัดเลือกคนทำงานเอง แนวโน้มความขัดแย้งกันในทีมน่าจะลดน้อยลง คิดง่าย ๆ คนปกติทั่วไป เราคงไม่เลือกคนทำงานที่เข้ามาแล้วเพิ่มภาระให้ตัวเอง การเอาคนเก่ง คนมีความสามารถเหมาะสมกับงาน รวมถึงรู้จักคุ้นเคยกันอยู่แล้วมาเป็นเพื่อนร่วมทีมน่าจะเป็นสิ่งที่คนมำงานส่วนใหญ่ต้องการ (กลยุทธ์ Employee Referral Program ส่วนมากพบในส่วนงานของฝั่งเอกชนมากกว่าภาครัฐ)

การสร้าง Employee Referral Program ให้มีประสิทธิภาพ

การสร้าง Employee Referral Program ให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงใจ ไม่ใช่เรื่องซับซ้อนแต่อย่างใด มีเพียงสองเรื่องหลัก ๆ ที่ฝ่ายบุคคลต้องให้ข้อมูลที่ตรงไปตรงมา ชัดเจนถึงความต้องการว่าอยากได้อะไร สายงานไหน และไม่อยากได้คนแบบไหนเข้ามาทำงาน ส่วนเรื่องผลตอบแทนที่พนักงานคนนั้นจะได้รับ กรณีที่บุคคลที่ถูก Refer มาสมัครงาน ได้ผ่านช่วงทดลองงานจนเป็นพนักงานประจำ ก็เป็นอีกสิ่งสำคัญที่ HR ต้องแจ้งพนักงานในองค์กรให้ชัดเจนเช่นเดียวกัน

1.ตำแหน่งงานที่มีรายละเอียดชัดเจน

สิ่งตั้งต้นที่สำคัญของการทำ Employee Referral Program คือฝ่าย HR เองต้องให้รายละเอียดส่วนนี้อย่างชัดเจน ตรงไปตรงมาที่สุด ไม่ว่าจะเป็น ตำแหน่งงานที่กำลังมองหา ลักษณะงานและความรับผิดชอบ รวมถึงสวัสดิการและผลประโยชน์ที่ Candidate จะได้รับหากเป็นพนักงานประจำที่นี่ ไปจนถึงวัฒนธรรมองค์กร โดยรวมว่าเป็นไปในทางไหน ยืดหยุ่นไหม ทำงานแบบ Work from home แบบ Hybrid work หรือต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน นอกจากนี้การระบุคุณสมบัติที่ “ไม่อยากได้” ก็เป็นการช่วยให้ตำแหน่งงานนั้นชัดเจนมากยิ่งขึ้น

อย่าลืมว่ายิ่งคุณให้รายละเอียดส่วนนี้เท่าไร ยิ่งช่วยให้พนักงานเห็นภาพได้มากขึ้น  ส่งผลให้ Referral Program มีประสิทธิภาพ มี “Culture Fit” ที่ตรงกัน ลดความเสี่ยงที่รับคนเข้ามาแล้วจะลาออกได้มากขึ้น

2.ผลตอบแทนที่น่าดึงดูดให้พนักงานที่แนะนำเพื่อน

ปฏิเสธไม่ได้ว่าสิ่งที่จะจูงใจให้พนักงานเข้าร่วม Employee Referral Program ได้นั้น หนีไม่พ้นเรื่องค่าตอบแทนต่าง ๆ ซึ่งส่วนนี้ค่อนข้างเปิดกว้างมาก เพราะการตอบแทนมีได้หลายรูปแบบ ทั้งที่ตัวเป็นเงินและไม่ใช่ตัวเงิน มีทั้งในรูปแบบของ E-Voucher ส่วนลดต่าง ๆ หรือคูปองฟรีค่าโรงแรม ค่าอาหาร ค่ากาแฟ ไปจนถึงบัตรคอนเสิร์ตก็ได้ แต่รูปแบบที่ HR ของแต่ละองค์กรนิยมใช้มากสุด คงหนีไม่พ้นผลตอบแทนในรูปของเงิน ส่วนจะมากจะน้อยนั้นแล้วแต่ตำแหน่งที่กำลังหา เช่น ยิ่ง Referral Candidate ในตำแหน่งสูง ๆ ค่าตอบแทนก็เพิ่มมากขึ้นไปด้วย (จ่ายสมทบกับเงินเดือน)

ตัวอย่างการทำ Employee Referral Program

จะเห็นได้ว่าการทำ Employee Referral Program ไม่มีอะไรตายตัว สามารถพลิกแพลงได้ตามวัฒนธรรมขององค์กรนั้น ๆ ไม่มีอะไรผิดถูก แต่เพื่อให้เห็นภาพ JobsDB จึงยกเอาการทำ Referral ขององค์กรชั้นนำมาไว้เป็น Guidlines ดังนี้

Employee Referral Program ของ Salesforce

Salesforce แพลตฟอร์มอันดับ 1 ของโลก เรื่องการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) มองว่า Employee Referral คือช่วง Happy hours ของบริษัท ไม่ว่าพนักงานจะ Refer ใครมาก็ตาม ผลลัพธ์จะได้หรือไม่ได้ ท้ายสุดแล้ว HR จะส่งของขวัญที่เหมาะสมกับพนักงานคนนั้นกลับไปให้เป็นสิ่งตอบแทน

Employee Referral Program ของ DigitalOcean

บริษัทผู้ให้บริการ ด้านคลาวด์ (Cloud) ขนาดใหญ่ของโลก ตอบแทนการ Employee Referral ของพนักงานด้วยการให้เงิน ทุกครั้งที่พนักงานแนะนำคนทำงานได้สำเร็จ บริษัทจะจ่ายเงินให้พนักงานคนนั้นสองส่วน ส่วนแรกเป็นค่าตอบแทนทั่วไป ส่วนที่สอง DigitalOcean จะบริจาคเงินให้องค์กรการกุศลในนามพนักงานคนนั้น ซึ่งนอกจากได้เงินแล้วยังทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนได้ช่วยเหลือคนอื่นไปด้วยพร้อม ๆ กัน

วิธีคำนวณผลตอบแทน Employee Referral Program

การหาคนทำงานใหม่ ๆ ในแต่ละครั้ง อย่าลืมว่าบริษัทเองมีต้นทุนที่ต้องจ่าย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเวลาที่เสียไป กว่าคนที่เข้ามาจะเป็นงาน ไหนจะตัวงานที่ได้น้อยลงเพราะขาดคนทำงาน ยิ่งตำแหน่งนั้นใช้เวลาหาคนที่ใช่นานเท่าไร ยิ่งเป็นผลเสียต่อองค์กร จึงไม่แปลกที่บริษัทบางแห่งจะให้ผลตอบแทน Employee Referral Program ค่อนข้างสูง เพื่อให้หาคนทำงานที่ตรงใจได้ไวขึ้น

ส่วนเรื่องของผลตอบแทนค่าแนะนำผู้สมัคร บริษัทแต่ละแห่งก็ให้ผลตอบแทนที่ไม่เหมือนกัน แต่จากการสำรวจพบว่า พนักงานร้อยละ 71 พึงพอใจผลตอบแทนในรูปแบบของตัวเงินมากที่สุด รองลงมาเป็นเรื่องบัตรกำนัล การได้วันหยุดเพิ่ม การบริจาคการกุศล โบนัส ฯลฯ แต่ถ้าใครยังรู้สึกว่าผลตอบแทนพวกนี้ยังเป็นภาพกว้าง ๆ เกินไป JobsDB เอาสูตรการคำนวณของ Workable มาฝากกันไว้ เป็นอีกหนึ่งทางเลือกของใครที่ชอบความเป๊ะ!

สูตรคำนวนต้นทุนต่อการจ้าง (CPH)

• Internal recruiting costs ส่วนมากเป็นต้นทุนด้านเวลาของฝ่ายบุคคล โดยนับจากจำนวนชั่วโมง ทั้งที่ใช้สัมภาษณ์ ตอบอีเมล รับโทรศัพท์ โดยสิ่งเหล่านี้แปลงออกมาเป็นจำนวนเงินได้ โดยคูณจากชั่วโมงที่เสียไป
• External recruiting costs ค่าลงประกาศหางานตามเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันต่าง ๆ เอเจนซี ค่าโฆษณา ประชาสัมพันธ์

เมื่อได้ตัวเลขครบถ้วนทั้ง Internal และ External แล้วให้เอาทั้งหมดมารวมกันแล้วหารด้วยจำนวนตำแหน่งที่เปิดรับสมัคร (Hires) ทั้งหมด จะได้เป็นต้นทุนต่อการจ้าง เมื่อได้ผลลัพธ์เรียบร้อย ที่เหลือก็แค่นำตัวเลขที่ได้ไปต่อยอดคิดผลตอบแทนของ Employee Referral Program ที่เหมาะสม

ข้อดีของ Employee Referral Program

จริง ๆ แล้วการใช้กลยุทธ์ให้พนักงานแนะนำคนทำงาน ยังมีข้อดีต่อองค์กรอีกหลายมิติที่น่าสนใจ มีทั้งเรื่องที่จับต้องได้แบบตัวเลข และคุณค่าทางใจที่จะช่วยให้พนักงานอยู่ทำงานกับบริษัทต่อไปได้ในระยะยาว

1.ประหยัดเวลาและต้นทุนขององค์กร

ข้อดีที่เด่นชัดของ Employee Referral คือเรื่องของ “การประหยัด” ประหยัดทั้งในแง่ของเวลา ที่จะช่วยให้ได้คนทำงานที่ใช่ในเวลาอันรวดเร็ว เพราะมีพนักงานในบริษัทช่วยกันหา ที่สำคัญยังประหยัดในเรื่องของตัวเงิน ที่จะช่วยลดต้นทุนให้กับบริษัท ลดการจ่ายเงินให้กับ External recruiting

2.สร้างการมีส่วนร่วมภายในองค์กรของพนักงาน

กลยุทธ์ Employee Referral Program เป็นหนึ่งในวิธีเพิ่มคุณค่าให้กับพนักงานในองค์กร นอกจากค่าตอบแทนทางตัวเลขที่พนักงานจับต้องได้แล้ว คุณค่าทางใจ ความไว้วางใจก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่จะเกิดขึ้นในใจของพนักงานแบบค่อย ๆ ซึมซับ ยิ่งถ้าพนักงานที่เขาแนะนำมาประสบความสำเร็จ ความภูมิใจต่าง ๆ ก็จะตามมา

3. พนักงานมีแนวโน้มจะทำงานได้นาน

ผลสำรวจร้อยละ 56 พบว่าพนักงานที่เข้ามาโดย Employee Referral Program ของคนในองค์กรมักทำงานได้นาน อยู่ทนกว่าคนที่สมัครเข้ามาในช่องทางอื่น

ข้อเสียของ Employee Referral Program

เหรียญมีสองด้านอย่างไร การใช้ Employee Referral Program เองก็มีบางมุมที่อาจส่งผลเสียได้ ส่วนจะเป็นในแง่ไหนบ้างนั้น ไปดูกัน!

1.ความหลากหลายในแง่มุมต่าง ๆ น้อย

เมื่อให้พนักงานเป็นคน Refer ผู้สมัคร ก็ย่อมเลือกจากคนใกล้ตัวที่อยู่ในสังคมแบบเดียวกัน มีชุดความคิดคล้ายคลึงกัน พอเวลามาทำงานร่วมกัน กรอบความคิดต่าง ๆ หรือการแชร์ไอเดียบางอย่าง อาจจะอยู่ในกรอบเดียวกัน หรือมีประสบการณ์ใก้เคียงกันเกินไป ไม่มีอะไรแปลกใหม่ หรือได้มุมมองที่แตกต่างมากนัก

2. ชวนให้เกิดการเมืองในองค์กรได้ง่าย

ควรมีลิมิตสำหรับพนักงานที่ประสบความสำเร็จกับกลยุทธ์ Employee Referral เพราะถ้าปล่อยให้พนักงานแนะนำคนทำงานได้ต่อไปเรื่อย ๆ สุดท้ายสังคมการทำงานทั้งหมดก็จะเป็นพวกพ้องเดียวกัน นอกจากจะมีความหลากหลายน้อยแล้ว ความเกรงใจกันก็จะน้อยลงเพราะสนิทกันส่วนตัว อาจส่งผลกระทบต่อการทำงานในอนาคตได้

3.Employee Referral Program ที่เจือไปด้วยอคติ

การที่พนักงานแนะนำคนทำงานให้กับบริษัท นั่นไม่ได้การันตีว่าคนนั้น ๆ จะเก่งหรือมีความสามารถตรงกับที่ HR มองหาเสมอไป อาจเป็นเพราะความสนิทส่วนตัว การหวังเงินค่าตอบแทนของพนักงานก็เป็นไปได้ องค์กรเองก็ต้องพิจารณา Candidate ด้วยฟิลเตอร์เดียวกับผู้สมัครจากช่องทางอื่น ๆ อย่างเป็นกลาง เพื่อให้ได้คนทำงานที่เหมาะสม

การใช้ Employee Referral Program คืออีกหนึ่งวิธีที่น่าสนใจในการหาคนตรงงาน หลัก ๆ คือเป็นวิธีที่ช่วยลดระยะเวลาและขั้นตอนการหาคนทำงานวิธีหนึ่ง แต่ก็มีข้อจำกัดในบางมุมด้วยเช่นกัน แต่ถ้าบริษัทไหนกำลังมองหาผู้สมัครงาน การลงประกาศหางานในเว็บไซต์ชั้นนำควบคู่ไปกับกลยุทธ์ Employee Referral Program ก็น่าจะช่วยเพิ่มโอกาสดี ๆ มากขึ้น

เริ่มต้นประกาศงานหาคนที่ใช่ กับ JobsDB แพลตฟอร์มหางานชั้นนำในไทย หาคนตรงงาน หางานตรงใจ