บริหารด้วยแนวคิดแบบลีน (Lean) อย่างไรให้ดีต่อทั้งองค์กรและพนักงาน

เชื่อว่าหลายคนคงคุ้นหู หรือได้ยินแนวคิดแบบลีน (Lean) กันมาบ้างในแวดวงธุรกิจ ยิ่งโดยเฉพาะในระดับผู้บริหาร ลีนเองเป็นหนึ่งในแนวคิดการจัดการที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก ด้วยการที่เน้นลดต้นทุนการผลิต ในขณะที่ปลายทางได้ผลลัพธ์เทียบเท่าแบบเดิมหรือมากขึ้น ยิ่งโดยเฉพาะในยุคสภาพเศรษฐกิจเช่นนี้แล้ว องค์กรต่าง ๆ จึงพากันยึด Lean management เป็นสำคัญ มาดูกันว่าแนวคิดแบบลีนคืออะไร

แนวคิดแบบลีน (Lean) คืออะไร

คำว่า ลีน (Lean) แปลตรงตัวได้ว่า เพรียวหรือบาง หากอยู่ในบริบทของการออกกำลัง หมายถึงคนที่มีไขมันน้อย เช่นเดียวกันเมื่อนำแนวคิดแบบลีนมาใช้กับธุรกิจ จึงหมายถึง “การลด” ตั้งแต่ต้นทุน ลดคนทำงาน ไปจนถึงลดขั้นตอนและกระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่า ตัดส่วนที่ไม่จำเป็นออกไป ภายใต้เงื่อนไขเรื่องประสิทธิภาพ ที่ต้องได้เท่าเดิมหรือมากขึ้น แต่ไม่น้อยลง

แนวคิดแบบลีนเริ่มเป็นที่รู้จักช่วงปี 1980 ในอุตสาหกรรมผลิตรถยนต์ของโตโยต้า โดยการเอาแนวคิดของลูกค้าเป็นที่ตั้ง อะไรที่ลูกค้าไม่ต้องการก็เอาออก เพื่อเป็นการกำจัดความสูญเปล่า ลดต้นทุนการผลิตให้ต่ำที่สุดในระยะที่เร็วที่สุด โดยคงคุณภาพและการบริการเอาไว้ได้ดีเหมือนเดิม

Lean Manufacturing คืออะไร

Lean Manufacturing คือ แนวคิดการดำเนินงาน โดยการตัดหรือลีนสิ่งไม่จำเป็นเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด หรือที่เรียกว่าการลด “Wastes” หรือ ความสูญเปล่าในการดำเนินงานออกไป เป็นวิธีการลดต้นทุนที่ทุกองค์กรไม่ว่าอยู่ในอุตสาหกรรมไหนก็ปรับใช้ได้หมด ครอบคลุมทุกภาคส่วน ถือเป็นหนึ่งในแนวทางปรับปรุงการทำงานที่เห็นผลและจับต้องได้

หลัก 5 ประการของ Lean

การใช้ Lean management อย่างไรให้ได้ผล ด้วยหลัก 5 ข้อ ที่จะทำให้การลีนองค์กรไปถึงเป้าหมายอย่างที่ตั้งใจ

1. กำหนดเป้าหมายและคุณค่า (Define Value)

ประการแรก คือการหาคำตอบให้ชัดเจนถึงคุณค่าของสิ่งที่บริษัทต้องการทำ การมองหาสิ่งที่ลูกค้าต้องการจากสินค้าหรือบริการขององค์กร และยึดสิ่งดังกล่าวเป็นคุณค่าของการใช้แนวคิดแบบลีน เพื่อให้สินค้าหรือบริการตอบโจทย์ลูกค้าได้อย่างตรงจุดที่สุด ซึ่งสามารถหาคำตอบได้หลากหลายวิธี เช่น การสัมภาษณ์ ทำแบบสอบถาม สังเกตพฤติกรรม ฯลฯ

2. วางแผนดำเนินงาน (Map The Value Stream)

ประการที่สองของแนวคิดแบบลีนคือ การวางแผนดำเนินงาน โดยยึดคุณค่าที่ลูกค้าต้องการจากสินค้าและบริการเป็นหลัก จากนั้นจึงแตกประเด็นและเนื้องานในการดำเนินงานออกมาเป็นส่วน ๆ ในขั้นตอนนี้จะทำให้เห็นว่ามีอะไรในกระบวนการที่ไม่จำเป็นบ้าง สิ่งนี้จะเรียกว่า ความสูญเปล่า หรือ Waste นั่นเอง สามารถแบ่งความสูญเปล่าเป็น 2 รูปแบบด้วยกัน คือ

• Non-valued added but necessary คือ ความสูญเปล่าเนื่องจากไม่มีคุณค่า แต่จำเป็นสำหรับการดำเนินงาน
• Non-value & unnecessary คือ ความสูญเปล่าเนื่องจากไม่มีคุณค่าและไม่จำเป็นสำหรับการดำเนินงาน

เมื่อระบุความสูญเปล่าได้แล้ว ก็เป็นขั้นตอนของการกำจัดสิ่งนี้ออกจากงานที่ต้องดำเนินการ ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนหรืองบประมาณ

3. สร้างขั้นตอนการดำเนินงาน (Create Flow)

ประการที่สาม คือ การออกแบบขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสม ให้งานออกมาอย่างราบรื่น โดยเน้นที่ขั้นตอนซึ่งเป็นประโยชน์ต่อวัตถุประสงค์ จบงานได้ไวแบบไม่สะดุด โดยกลยุทธ์ที่นำมาใช้ อาจเป็นการแยกย่อยงานออกเป็นส่วน ๆ การคิดกระบวนการทำงานอีกครั้งหนึ่ง การกำจัด Workload หรือการทำงานแบบข้ามแผนก

4. การผลิตแบบทันเวลา (Establish Pull)

ประการต่อมาคือการผลิตแบบทันเวลาพอดี ซึ่งหมายถึงการหาทางเพื่อจะได้ผลิตสินค้าตามความต้องการจริงของลูกค้า ไม่จำเป็นต้องค้างสต็อกเอาไว้จำนวนมาก ซึ่งทำให้เพิ่มทั้งต้นทุนวัตถุดิน พื้นที่จัดเก็บ แรงงาน และเวลาที่ต้องใช้ในการจัดการ ส่วนนี้จะช่วยให้ลดความสูญเปล่าได้

5. วัดผลความสมบูรณ์แบบ (Pursue Perfection)

ประการสุดท้ายเป็นเรื่องของการวัดผลการทำงาน เมื่อจัดการสะสางทำงานด้วยระบบใหม่ เน้นลดเน้น Lean แล้ว ผลเป็นไปตามที่ตั้งไว้หรือไม่ มีอะไรที่ต้องปรับปรุงแก้ไข หรือทำได้ดีกว่าเดิม รวมถึงการกลับไปคิดและหาส่วนที่เป็นความสูญเปล่าอื่น ๆ ที่อาจซ่อนอยู่ในเนื้องานอีกด้วย

ความสูญเปล่า 7 ประการ (7 wastes) ของแนวคิดแบบลีน (Lean) ประกอบด้วยอะไรบ้าง

การลดหรือเลือกตัดความสูญเปล่าในแนวคิดแบบลีน แบ่งออกเป็นความสูญเปล่า 7 ประการ (Wastes) โดยทั้งหมดนี้ระบุไว้ในหนังสือวิถีแห่งโตโยต้า (The Toyota Way)

1. งานทีไม่มีคุณภาพ (Defect) เป็นงานที่ไม่มีคุณภาพ ของเกิดเป็นของเสียในระหว่างการผลิตหรือระหว่างการทำงาน ทำให่เสียต้นทุนและเวลา
2. ขั้นตอนซ้ำซ้อน (Excess Processing) แนวคิดแบบลีนคือการกำจัดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนกันออกไป เพื่อให้ได้งานที่รวดเร็วและเพิ่มความคล่องตัวให้คนทำงาน
3. ความสูญเสียจากขั้นตอนการขนส่ง (Transportation) ถือเป็นอีกหนึ่งรูปแบบของการสูญเสียที่พบได้บ่อยในกระบวนการผลิต และส่วนใหญ่แล้วเป็นกระบวนการที่ไม่มีคุณค่าต่อลูกค้า ทำให้จำเป็นต้องลดส่วนนี้ลง โดยการสร้างโรงงานในเขตพื้นที่เดียวกัน หรือตั้งโรงงานใกล้คลังสินค้า เพื่อย่นระยะเวลาและค่าขนส่ง
4. การผลิตสินค้ามากเกินความต้องการ (Overproduction) อะไรที่มากเกินไปก็ควร Lean ออก นอกจากจะเสียเวลาในการผลิตแล้ว ยังเสียพื้นที่จัดเก็บ เสียกำลังแรงงานอีกด้วย ซึ่งทั้งหมดนั้นนับเป็นต้นทุนที่องค์กรต้องจ่าย
5. การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น (Motion) ข้อนี้จะคล้าย ๆ ข้อบนแต่ว่าด้วยกระบวนการทำงานหรือวิธีการบางสิ่งที่ไม่จำเป็น ใช้เวลามากไป บางอย่างจบได้โดยไม่ต้องใช้หลายฝ่ายตรวจสอบ
6. การรอคอย (Waiting) เวลาคือต้นทุนที่ได้มาฟรีแต่ในทางกลับกันก็เรียกคืนมาไม่ได้ ถือเป็นต้นทุกที่มีค่า ทุกการรอคอยที่กินเวลานาน ไม่ว่าจะเกิดการล่าช้าในเรื่องอะไรก็ตาม ต้องลีนออกเพื่อให้ได้เวลากลับมามากที่สุด
7. สินค้าคงคลังมากเกินไป (Inventory) บางบริษัทเลือกที่จะผลิตสินค้าจำนวนมาก เพื่อให้ได้ต้นทุนที่ถูกลง โดยไม่ได้คำนึงถึงความต้องการของลูกค้าจริง ๆ ว่าไปในทางเดียวกันไหม ทำให้เสียพื้นที่จัดเก็บรวมถึงเสียค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาของ

ประโยชน์ของแนวคิดแบบลีน (Lean)

1. ลดต้นทุน ประหยัดค่าใช้จ่าย

หัวใจหลักของการลีนคือเรื่องการลดค่าใช้จ่าย ลดต้นทุน เพราะทุกธุรกิจต่างก็ต้องการให้สิ่งที่ลงทุนไปคุ้มค่ามากที่สุด ดังนั้นประโยชน์ของลีนคือ การลดเงินลงทุนให้น้อยลง ลงขั้นตอนการทำงาน และส่วนอื่น ๆ ที่ไม่จำเป็น

2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

แนวคิดแบบลีนจะช่วยให้พนักงานทำงานได้ราบรื่นขึ้น เพราะ Lean เอาสิ่งที่ไม่จำเป็นออก ลดขั้นตอนและการตรวจสอบบางอย่างทิ้งไป เพื่อให้ง่ายต่อการทำงาน

3. สินค้าตอบโจทย์ตรงใจลูกค้า

หนึ่งในเป้าหมายสำคัญของแนวคิดแบบลีนคือเน้นตอบความต้องการของลูกค้า แน่นอนว่าหากองค์กรลีนไปในทิศทางนั้น ทำตามใจตรงใจลูกค้าอย่างจริงใจและซื่อสัตย์ ท้ายแล้วสิ่งที่ตามมาคือเรื่องของความภักดีในยี่ห้อสินค้า (Brand Loyalty) แน่นอน

4. ใช้วัตถุดิบได้เกิดประโยชน์สูงสุด

เมื่อเริ่มลดต้นทุน ประหยัดค่าใช้จ่าย สิ่งที่ตามของการลีนคือการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ อย่างคุ้มค่ามากที่สุด ทั้งในเรื่องของทรัพยากรบุคคล ทรัพยากรการผลิต

Lean และ Agile ต่างหรือเหมือนกันอย่างไร

แนวคิดแบบ Lean และแนวคิดแบบ Agile มองภาพรวมอาจดูคล้ายกัน คือ เป็นแนวคิดในการลดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปจากกระบวนการทำงาน เพื่อให้ได้งานที่รวดเร็ว จบงานไวอย่างมีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตามทั้งสองแนวคิดนี้ยังมีความต่างกันอยู่หลายมุม อย่างจุดเด่นของแนวคิดแบบลีนจะตั้งต้นจากความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก ทำให้ข้อเสียจึงเป็นเรื่องของการเสียตัวตน เสียอัตลักษณ์ขององค์กรเพราะมัวแต่วิ่งตามความต้องการของลูกค้า ขณะที่ Agile เน้นการบริหารบุคคลผ่านกระบวนการทำงาน โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือหรือเป็นจุดแข็ง ดังนั้น จุดอ่อนของ Agile จึงเป็นเรื่องของคุณค่าและการพัฒนาผลิตภัณฑ์ จะอยู่ที่ตัวพนักงานมากกว่าลูกค้า อาจจะตอบความต้องการของลูกค้าได้น้อยกว่าแบบลีน

แนวคิดแบบลีนสามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกองค์กร ไม่ว่าบริษัทจะทำธุรกิจแบบไหนก็บริหารด้วย Lean ได้ ลองตั้งต้นจากความต้องการของลูกค้า แล้วมองภาพรวมการทำงานทั้งหมดให้ละเอียด ดูว่ามีส่วนไหนต้องแก้ไข ต้องเอาออกเพื่อให้ส่วนอื่น ๆ ทำงานได้อย่างราบรื่นขึ้น เพียงเท่านี้เส้นชัยที่ครองใจลูกค้าได้ก็อยู่ไม่ไกลเกินเอื้อม

ที่มา: theleanway.net, ptc.com