7 กลยุทธ์ ทำงานหลายโปรเจกต์พร้อมกันอย่างไร ให้ประสบความสําเร็จ
เชื่อว่าในชีวิตการทำงานของคนยุคนี้ เต็มไปด้วยภาระหน้าที่ความรับผิดชอบที่หลากหลาย หลาย ๆ ครั้งที่เราจะได้ยินกันว่า Multitasking skill หรือความสามารถในการทำงานหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน เป็นหนึ่งในสกิลสำคัญที่บริษัทมองหา เพื่อเฟ้นหาพนังงานที่จะสามารถมาทำงานงานหลาย ๆ อย่างได้ในเวลาพร้อมกัน เพราะบริษัทเองก็มีโปรเจกต์มากมายที่รอให้ทำให้สำเร็จอยู่
ยิ่งถ้าอยู่ในตำแหน่งหัวหน้างาน หรือเมเนเจอร์ด้วยแล้ว มักมีโปรเจกต์มากมายอยู่ในมือที่รอให้บริหารในเวลาเดียวกัน ซึ่งต้องอาศัยความสามารถในการจัดการค่อนข้างสูง มาดูเทคนิคที่จะช่วยให้เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกัน
7 กลยุทธ์ทำงานทีละหลายโปรเจกต์พร้อมกันอย่างไร
1. เริ่มที่วางแผน
เมื่อเริ่มโปรเจกต์แม้จะเป็นเพียง 1 โปรเจกต์ยังต้องมีการวางแผนที่ดี ดังนั้นเมื่อต้องทำงานหลายโปรเจกต์พร้อมกันยิ่งต้องเพิ่งการวางแผนให้ดีกว่าเดิม เริ่มจากการประเมิณสถานการณ์เบื้องต้น เช่น โปรเจกต์นี้มีอะไรต้องทำบ้าง มีเดดไลน์เมื่อไหร่ มีระยะเวลาในการทำงานเท่าไหร่ ต้องใช้เงินทุนเท่าไหร่บ้าง ควรใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง ต้องทีมงานกี่คน
จากนั้นมาดูว่าตอนนี้คุณมีทรัพยากรอะไรบ้างอยู่ในมือ ทีมงานคนไหนควรทำงานในโปรเจกต์ไหนบ้าง เพื่อดึงขีดความสามารถในการทำงานออกมาให้มากที่สุดในเวลาที่จำกัด รวมไปถึงการคาดการณ์ถึงเหตุการณ์ที่จะเป็นไปได้ในอนาคตเมื่อเริ่มทำโปรเจกต์ไปแล้ว ประเมิณปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น รวมทั้งเตรียมวิธีรับมือปัญหาในรูปแบบต่าง ๆ ที่ประเมิณได้
เรียกได้ว่าควรมีทั้งแพลนเอ แพลนบี ไปจนถึงแพลนเอฟไปเลยก็จะยิ่งดี เพราะเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นในแต่ละโปรเจกต์จะได้จัดการได้ทัน และไม่เสียเวลาทำงาน พร้อมลดความเสี่ยงที่จะทำโปรเจกต์นั้น ๆ ไม่สำเร็จ
2. จัดลำดับความสำคัญของงาน
เมื่อเริ่มวางแผนโปรเจกต์ไปแล้ว ก็มาต่อกันที่เริ่มแตกหัวข้องานที่ต้องทำกันได้เลย โดยกำหนด task ที่จะต้องทำในแต่ละโปรเจกต์ พร้อมประเมิณความสำคัญของแต่ละ task แล้วเริ่มวางแผนทำ task ที่มีความจำเป็นและสร้างผลกระทบในงานแต่ละโปรเจกต์นั้น ๆ พร้อมทั้งมอบหมายงานแต่ละ task ให้กับคนในทีมที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญที่จะทำงานนั้น ๆ ให้สำเร็จได้แบบที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด หรือใช้คนให้เหมาะกับงานนั้นเอง
วิธีนี้จะช่วยลดความผิดพลาด และทำงานได้เร็วขึ้น นอกจากนี้ถ้า task ไหนมีลักษณะการทำงานใกล้เคียงกัน แบบที่คนคนเดียวสามารถทำงานแม้จะเป็นงานคนละโปรเจกต์ก็ตาม สามารถนำ task นั้น ๆ มาจัดกลุ่ม แล้วมอบหมายให้ทีมงานทำไปพร้อม ๆ กัน หรือถ้าเป็น task ที่จะต้องทำโดย Project manager เช่นคุณ ก็สามารถนำมาจัดกลุ่มแล้วทำไปพร้อมกันทีเดียว วิธีนี้จะช่วยให้ประหยัดเวลาในการทำงาน และสามารถทำงานได้เร็วขึ้นอย่างมากเลยทีเดียว
3. ใช้เครื่องมือจัดการงานโปรเจกต์แบบออนไลน์
เดี๋ยวนี้มีเครื่องมือจัดการงานโปรเจกต์แบบออนไลน์ที่เป็นตัวช่วยชั้นดีให้คุณสามารถบริหารโปรเจกต์ที่มีมากมายอยู่ในมือได้อย่างมีประสิทธิภาพ Project management tools เหล่านี้เกิดมาเพื่อช่วยคุณและทีมของคุณให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างลื่นไหล เพราะคุณและทีมสามารถเห็นภาพรวมของโปรเจกต์ได้แบบ real time และทุกคนในโปรเจกต์มองเห็นภาพรวมเดียวกัน
คุณสามารถจัดการสั่งงาน task ต่าง ๆ ให้กับทีมผ่านเครื่องมือเหล่านี้ได้ คนในทีมก็รู้ว่าจะต้องทำงานอะไรบ้าง ควรทำ task ไหนก่อนหลัง และจะต้องทำให้เสร็จเมื่อไหร่ สามารถติดตามงาน หรือ track ได้เลยว่าตอนนี้โปรเจกต์มีความคืบหน้าไปเท่าไหร่แล้ว มีส่วนไหนที่ต้องเร่งทำให้เสร็จตาม timeline รวมไปถึงสามารถมองเห็นปัญหาในโปรเจกต์ได้ผ่าน Project management tools เหล่านี้ โดยโปรแกรมที่นิยมใช้กันก็คือ Asana, Trello หรือ Jira ที่มีทั้งแบบฟรีและเสียเงิน สามารถไปเลือกใช้ให้เหมาะสมกับตัวโปรเจกต์และองค์กรของคุณได้เลย
4. หมั่นรีวิวและปรับแผนอยู่เสมอ
แม้ว่าตอนเริ่มโปรเจกต์คุณจะวางแผนการทำงานมาอย่างดีแล้ว แต่ก็ไม่ควรยึดติดกับแผนนั้น ๆ มากเกินไป เพราะเวลาที่ต้องบริหารหลาย ๆ โปรเจกต์พร้อมกัน มักมีปัจจัยมากมายที่จะสร้างผลกระทบในการทำงาน และอาจจะทำให้งานต่าง ๆ ของแต่ละโปรเจกต์ไม่เป็นไปตามแผนที่ถูกวางไว้ สิ่งที่จะช่วยให้โปรเจกต์สำเร็จนอกจากการประชุม Project kickoff ตอนเริ่มโปรเจกต์ที่ดีแล้ว
แนะนำให้มีการจัดประชุมเพื่อรีวิวระหว่างทำงานแต่ละโปรเจกต์อยู่เสมอ เพื่อเช็กว่าการทำงานในโปรเจกต์ยังเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ และเป็นการรับรู้ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทำงาน และคอยจัดการรวมไปถึงปรับเปลี่ยนแผนการทำงานให้เหมาะกับสถานการณ์นั้น ๆ
5. รู้จักกระจายความรับผิดชอบ
แม้ว่าคุณจะมีหน้าที่เป็น Project Manager แต่เมื่อคุณต้องมาดูหลาย ๆ โปรเจกต์ในเวลาเดียวกันแล้ว เป็นเรื่องสำคัญมากที่คุณจะต้องรู้จักกระจายหน้าที่การรับผิดชอบของคุณให้กับคนในทีมที่ไว้ใจได้ เพราะคุณมีงานหลายอย่างที่จะต้องทำ มีเรื่องหลายเรื่องที่จะต้องตัดสินใจในการทำโปรเจกต์แต่ละโปรเจกต์ เมื่อคุณต้องบริหารโปรเจกต์หลาย ๆ โปรเจกต์ในเวลาเดียวกัน
แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่คุณจะสามารถลงไปดูในทุกรายละเอียดของแต่ละโปรเจกต์พร้อม ๆ กัน การมอบหมายงานและกระจายความรับผิดชอบให้กับคนในทีมที่คุณเห็นว่ามีความสามารถ เป็นเหมือนตัวแทนของคุณได้จึงเป็นอีกวิธีที่คุณควรนำมาใช้บริหาร เพื่อที่เรื่องไหนที่ไม่จำเป็นต้องถึงมือคุณ คนเหล่านี้ก็สามารถจัดการได้เลย แต่ถ้าเรื่องไหนที่จำเป็นต้องให้คุณตัดสินใจ
คุณจะได้ลงไปจัดการงานเหล่านั้นได้อย่างทันเวลา วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นเพื่อทำงานที่จำเป็นต้องใช้ความสามารถคุณจริง ๆ
6. โฟกัสกับงานที่ทำอยู่เสมอ
บ่อยครั้งที่ทุกอย่างมักเป็นงานเร่งด่วนที่ต้องจัดการเดี๋ยวนี้ ตอนนี้ ยิ่งเมื่อต้องบริหารงานหลาย ๆ โปรเจกต์พร้อมกันด้วยแล้ว เรื่องเหล่านี้มักเกิดขึ้นบ่อยยิ่งกว่าเดิม ทำให้หลาย ๆ ครั้งคุณอาจจะหลุดโฟกัสทำให้ทำงานพลาดได้ง่าย ๆ และนอกจากการจัดเรียงความสำคัญแล้ว การโฟกัสในงานที่ทำอยู่ก็เป็นอีกเรื่องที่ไม่ควรละเลย
แนะนำให้แบ่งเวลาในการทำงานแต่ละอย่างในแต่ละโปรเจกต์ให้ชัดเจนไปเลย เช่น ช่วงเช้าจะเป็นเวลาของการรีวิวงานโปรเจกต์เอ ช่วงบ่ายประชุมวางแผนการทำงานโปรเจกต์บี หรือช่วงเวลา 10.00 – 11.00 น. จะใช้เพื่อการเช็กอีเมลเท่านั้น พยายามทำงานตามตารางเวลาให้ชัดเจนที่สุด เพื่อที่จะได้สามารถโฟกัสกับงานตรงหน้าได้อย่างเต็มที่
และทีมงานในแต่ละโปรเจกต์ของคุณจะได้รู้ว่าสามารถเข้ามาปรึกษางานกับคุณได้ช่วงเวลาไหนบ้าง
7. สื่อสารกับทีมงานอยู่เสมอ
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างคนในทีมยังคงเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การทำงานดำเนินไปได้ด้วยดี และประสบความสำเร็จได้ นอกจากการประชุมกันในทีม หรือการใช้ Project management tools ที่ช่วยให้การสื่อสารในการทำงานระหว่างกันมีประสิทธิภาพขึ้นแล้ว ยังสามารถนำเอาวิธีการทำงานในรูปแบบต่าง ๆ มาใช้สื่อสารระหว่างกันในทีม เช่น การทำงานแบบ Scrum ที่เป็นขั้นตอนการทำงานที่ให้ ทีมช่วยรุมกันทำงาน และสามารถสื่อสารและแก้ไขปัญหาระหว่างกันได้อย่างรวดเร็วอยู่เสมอตลอดการทำโปรเจกต์
หรือจะใช้วิธี Kanban ที่เป็นรูปแบบการทำงานโดยใช้กระดาน การ์ดงาน และการติดแท็กการ์ดงานมาช่วยให้เห็นภาพรวม และควบคุม Workflow ในแต่ละโปรเจกต์ได้ คนในทีมสามารถสื่อสารระหว่างทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพผ่านเครื่องมือสื่อสารในการทำงานเหล่านี้
ลองนำกลยุทธ์เหล่านี้ไปปรับใช้ให้เหมาะกับลักษณะงานและโปรเจตก์แต่ละโปรเจกต์ที่คุณกำลังถืออยู่ เพราะนอกจากจะช่วยจัดการงานแต่ละโปรเจกต์ให้ประสบความสำเร็จพร้อม ๆ กันแล้ว ยังช่วยจัดการเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย หลังจากนี้จะมีโปรเจกต์เข้ามาพร้อมกันมากแค่ไหนคุณก็สามารถบริหารทั้งทีมงานและเวลาได้อย่างดีพร้อมที่จะทำให้ทุกงานประสบความสำเร็จไปพร้อมกัน
ที่มา: https://kissflow.com/project/how-to-manage-multiple-projects/
ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android
เลือกงานที่ใช่ ใช้ชีวิตที่ชอบ ด้วยการค้นหางานที่ง่ายและรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดการเรซูเม่อย่างมีประสิทธิภาพ ให้คุณอัปโหลด ดู และลบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การใช้งานแสนง่าย ด้วยระบบ AI ใหม่ ช่วยค้นหางานที่ตรงใจมากขึ้นถึง 6 เท่า
https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b8%9c%e0%b8%b9%e0%b9%89%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b8%94%e0%b8%b5%e0%b9%80%e0%b8%9b%e0%b9%87%e0%b8%99%e0%b8%ad%e0%b8%a2%e0%b9%88%e0%b8%b2%e0%b8%87%e0%b9%84%e0%b8%a3/
https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b8%87%e0%b8%b2%e0%b8%99%e0%b9%84%e0%b8%ab%e0%b8%99%e0%b8%84%e0%b8%a7%e0%b8%a3%e0%b8%97%e0%b8%b3%e0%b8%81%e0%b9%88%e0%b8%ad%e0%b8%99-%e0%b8%ab%e0%b8%a5%e0%b8%b1%e0%b8%87/
