หนังสือรับรองเงินเดือนนำไปใช้ทำอะไร สำคัญอย่างไรต่อชีวิตการทำงาน

Key Takeaway

• หนังสือรับรองเงินเดือน เป็นเอกสารที่บริษัท หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ออกให้กับพนักงานในบริษัท โดยพนักงานจะไม่สามารถออกเองได้
• เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันชีวิตการทำงานว่าทำงานที่องค์กรไหน บริษัทไหน ตำแหน่งอะไร ได้รับเงินเดือนเท่าไร 
• เพื่อนำไปใช้ทำธุรกรรมต่างๆ กับสถาบันการเงิน หรือหน่วยงานราชการ เช่น การขอสินเชื่อกับธนาคาร สมัครบัตรเครดิต ยื่นขอวีซ่าเพื่อเดินทางไปต่างประเทศ เป็นต้น
• โดยระยะเวลาที่สามารถนำเอาหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้ได้ ก็จะขึ้นอยู่กับว่าจะขอไปเพื่อจุดประสงค์อะไร โดยจะมีระยะเวลาตั้งแต่ 1-3 เดือน 
• พนักงานรายวัน ก็สามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนได้ แต่ต้องระบุว่า พนักงานคนนั้นเป็นพนักงานรายวันเท่านั้น แต่พนักงานรายวันที่ยื่นขออนุมัติธุรกรรมธนาคาร หรือยื่นเอกสารราชการ ก็ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจด้วยเช่นกัน

หนังสือรับรองเงินเดือน ถือเป็นเอกสารที่สำคัญสำหรับชีวิตการทำงานเลย เพราะเป็นเอกสารที่สามารถยืนยันได้ว่าเราทำงานอยู่ในองค์กร หรือบริษัทนั้นๆ จริง และได้รับเงินเดือนตามนี้จริง โดยจะเป็นเอกสารที่องค์กรออกให้พนักงาน เพื่อยืนยันสถานะการทำงานของพนักงาน หนังสือรับรองเงินเดือนสำคัญอย่างไรต่อการทำงาน นำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง บทความนี้มีคำตอบ!

หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร 

หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) คือเอกสารสำคัญที่บริษัท องค์กร หรือผู้ได้รับมอบหมาย เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เป็นผู้ออกเอกสารให้กับพนักงานในบริษัท เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันการทำงานว่าพนักงานทำงานที่องค์กรไหน บริษัทอะไร ตำแหน่งอะไร ได้รับค่าตอบแทนเป็นจำนวนเท่าไรในแต่ละเดือน เพื่อนำไปไปใช้การทำธุรกรรมต่างๆ กับสถาบันการเงิน หรือหน่วยงานราชการ เช่น การขอสินเชื่อกับธนาคาร การสมัครบัตรเครดิต และการยื่นคำขอวีซ่า เพื่อเดินทางไปต่างประเทศ เป็นต้น

องค์ประกอบหลักในหนังสือรับรองเงินเดือน

ในการออก หรือการขอหนังสือรับรองเงินเดือน บริษัท และพนักงาน ควรตรวจสอบข้อมูลให้ชัดเจน เพื่อป้องกันข้อมูลตกหล่น โดยองค์ประกอบสำคัญในหนังสือรับรองเงินเดือน ควรมีดังนี้

• หัวเอกสาร หรือหัวจดหมาย ที่ระบุว่าเอกสารฉบับนี้เป็น ‘หนังสือรับรองเงินเดือน’ หรือ ‘ใบรับรองเงินเดือน
• ชื่อบริษัท
• ชื่อ-นามสกุลของพนักงาน
• ตำแหน่งงานของพนักงาน
• ระยะเวลา วัน/เดือน/ปี ที่เริ่มต้นทำงาน จนถึงวันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
• อัตราเงินเดือน หรือค่าจ้าง ณ ปัจจุบัน (ต้องเป็นอัตราที่ยังไม่รวมค่าตอบแทนอื่นๆ และยังไม่หักภาษี)
• ระบุจุดประสงค์ของการขอเอกสาร เช่น ใช้ขอสินเชื่อธนาคาร สมัครบัตรเครดิต ขอวีซ่า เป็นต้น
• วันที่ในการออกเอกสาร
• ลายมือชื่อ และตำแหน่ง ของผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน
• ตราประทับของบริษัท

หนังสือรับรองเงินเดือน สำคัญอย่างไรต่อชีวิตการทำงาน

ในหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารสำคัญ ที่มีการระบุข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานไว้อย่างครบถ้วนว่าพนักงานทำงานตำแหน่งไหน มีอายุการทำงานกี่ปี และพนักงานได้รับเงินเดือนเป็นจำนวนเท่าไรในแต่ละเดือน อีกทั้งหนังสือรับรองเงินเดือนยังเป็นเอกสารที่ต้องออกโดยนายจ้าง หรือบริษัทเท่านั้น พนักงานไม่สามารถออกเองได้ จึงทำให้เอกสารนี้ เป็นหลักฐานสำคัญต่อการทำงาน ที่แสดงความน่าเชื่อถือในการทำงานว่าบุคคลดังกล่าวมีสถานะเป็นพนักงานของบริษัท หรือองค์กรตามที่แจ้งไว้ในเอกสาร

หนังสือรับรองเงินเดือน นำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง?

ประโยชน์ของหนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือน มักจะถูกนำไปใช้เป็นเอกสารประกอบการทำธุรกรรมต่างๆ เกี่ยวกับธนาคาร เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการพิจารณา และอนุมัติสินเชื่อว่ามีความมั่นคงทางอาชีพมากน้อยเพียงใด และสามารถชำระหนี้ได้ตามกำหนดหรือไม่ เช่น การยื่นกู้สินเชื่อ เพื่อกู้ซื้อบ้าน หรือกู้ซื้อรถ ใช้ในการสมัครเครดิตกับทางธนาคารต่างๆ เป็นต้น 

หรือจะนำไปใช้ในส่วนของงานราชการ อย่างการขอวีซ่าเดินทางไปต่างประเทศ นอกจากนี้ หากพนักงานย้ายที่ทำงานใหม่ ในบางบริษัทอาจจะขอเอกสารใบรับรองเงินเดือนด้วยเช่นกัน เพื่อใช้พิจารณา และอนุมัติอัตราเงินเดือนที่ผู้สมัครยื่นขอนั่นเอง

หนังสือรับรองเงินเดือน ใช้ได้นานกี่เดือน?

แล้วอายุของหนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือนที่ได้รับ จะสามารถใช้ได้นานกี่เดือน? ก็ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ในการใช้งาน โดยจะแบ่งอายุการใช้งานได้ดังนี้

• หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับติดต่อหน่วยงานราชการ จะมีอายุการใช้งานไม่เกิน 3 เดือน หรือ 90 วัน
• หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับติดต่อสถาบันการเงิน เพื่อการทำธุรกรรมต่างๆ จะมีอายุการใช้งานไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน
• หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับยื่นขอวีซ่า เพื่อเดินทางไปต่างประเทศ จะมีอายุการใช้งานไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน

ใครคือผู้ออกหนังสือรับรองเงินเดือน?

ผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานที่ยื่นคำขอ คือ บริษัท องค์กร เจ้าของกิจการ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือผู้ที่ได้รับมอบอำนาจเป็นผู้ออกให้เท่านั้น และต้องมีลายเซ็นเอกสารของผู้ออกเอกสารด้วยทุกครั้ง เพราะหากไม่มีการเซ็นรับรอง ก็จะถือว่าเอกสารฉบับนี้เป็นโมฆะ และอาจถือเป็นการทุจริตในเรื่องของการปลอมแปลงเอกสารและการให้ข้อมูลเท็จ ที่ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือในการทำธุรกรรมต่างๆ จนทำให้เสียความน่าเชื่อถือในการทำธุรกรรมครั้งต่อไป

พนักงานออกหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้ไหม?

พนักงานไม่สามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้ จึงจำเป็นต้องให้บริษัท เจ้าของกิจการ ฝ่าย HR หรือผู้ที่ได้รับมอบอำนาจเป็นผู้ออกให้เท่านั้น เพื่อป้องกันปัญหาการทุจริต และป้องกันการปลอมแปลงเอกสารที่อาจเกิดขึ้นได้นั่นเอง

พนักงานรายวัน ขอหนังสือรับรองเงินเดือนได้ไหม?

ในกรณีที่บริษัทมีพนักงานรายวัน ก็สามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือน หรือหนังสือรองรับรายได้ให้กับพนักงานรายวันได้เช่นกัน แต่มีข้อแม้คือในหนังสือรับรองเงินเดือนต้องมีการระบุว่า พนักงานคนดังกล่าวเป็นพนักงานรายวันเท่านั้น แต่ทั้งนี้ พนักงานรายวันที่มีการยื่นขออนุมัติธุรกรรมธนาคาร หรือยื่นเอกสารราชการ ก็จะขึ้นอยู่กับดุลยพินิจด้วยเช่นกัน

หนังสือรับรองเงินเดือน VS. สลิปเงินเดือน ต่างกันอย่างไร

เอกสารที่เป็นหนังสือรับรองเงินเดือน และสลิปเงินเดือน (Pay Slip) ก็มีส่วนคล้ายกันอยู่บ้าง ในเรื่องของการระบุเงินเดือนที่ได้รับในแต่ละเดือน แต่ละรายละเอียดสำคัญในเอกสารนั้น ก็มีความแตกต่างกันอยู่ ดังนี้

• หนังสือรับรองเงินเดือน เป็นเอกสารที่สรุปการทำงานของพนักงานในบริษัทแบบภาพรวมว่าเป็นพนักงานของบริษัท หรือองค์กรไหน ทำงานตำแหน่งอะไร มีอายุงานที่ปี และได้รับเงินเดือนเท่าไร ซึ่งจะระบุเงินเดือนที่ได้ในแต่ละเดือนเป็นยอดเต็มจำนวนเท่านั้น (ไม่รวมค่าตอบแทนอื่นๆ และยังไม่คำนวณการหักภาษี)
• สลิปเงินเดือน เป็นเอกสารที่บริษัทออกให้กับพนักงานในทุกๆ เดือน โดยจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับรายได้ไว้อย่างครบถ้วน เช่น เงินเดือน ค่าล่วงเวลา (OT) ค่าเดินทาง ประกันสังคม และค่าภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นต้น

วิธีตรวจสอบ ก่อนขอหนังสือรับรองเงินเดือน

ก่อนยื่นขอหนังสือรับรองเงินเดือนกับบริษัท หรือองค์กรที่ตัวเองทำงานอยู่ ผู้ยื่นขอนั้นควรตรวจสอบ และสอบถามเงื่อนไขเกี่ยวกับการยื่นหนังสือรับรองเงินเดือน กับสถาบันการเงิน หรือหน่วยงานราชการก่อนทุกครั้งว่าเอกสารที่ยื่นขอต้องเป็นภาษาไทย หรือภาษาอังกฤษ และอายุของเอกสารสามารถใช้งานได้กี่วัน เพื่อป้องกันการตกหล่นของข้อมูล และช่วยให้เตรียมข้อมูลในการยื่นขอได้ง่าย และรวดเร็วขึ้น

สรุป

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือน คือ เอกสารที่บริษัทออกให้กับพนักงาน โดยจะเป็นข้อมูลสรุปการทำงานแบบภาพรวม เพื่อใช้ยืนยันสถานภาพการทำงานของพนักงานในบริษัท เช่น ทำงานอยู่ที่ไหน ทำงานตำแหน่งอะไร และพนักงานได้รับเงินเดือนเท่าไร ซึ่งการออกหนังสือรับรองเงินเดือน สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการทำธุรกรรมกับสถาบันการเงิน ใช้กับหน่วยงานราชการ หรือใช้สำหรับสมัครงานได้ 

ผู้ที่ออกเอกสาร ต้องเป็นบุคคลที่มีอำนาจ หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น ได้แก่ บริษัท เจ้าของกิจการ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือผู้ได้รับมอบอำนาจ เพื่อป้องกันการทุจริตในการปลอมแปลงเอกสาร ที่สำคัญ การยื่นเอกสารก็มีข้อกำหนดอายุการใช้งานที่ต่างกัน ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ 

อย่างไรก็ตาม สำหรับใครที่อยากใช้หนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อหางานใหม่ สามารถเลือกงานที่ใช่ ใช้ชีวิตที่ชอบ ด้วยการค้นหางานที่ง่าย และรวดเร็วได้ที่ JobsDB แหล่งรวมประกาศหางาน ทุกอาชีพ ทุกประเภท พร้อมเปรียบเทียบเงินเดือน ให้ได้เงินเดือนที่ดีกว่า