5 ส หลักการปฏิบัติ เพื่อจัดระเบียบภายในองค์กร ให้มีประสิทธิภาพ

Key Takeaway

• 5 ส คือเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่ในองค์กร ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสม ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยแก้ปัญหาต่างๆ ภายในองค์กรด้วย 
• หลักการ 5 ส ประกอบไปด้วย 5 ข้อหลักๆ ได้แก่ สะสาง (Seiri) สะดวก (Seiton) สะอาด (Seisou) สร้างมาตรฐาน (Seiketsu) และสร้างวินัย (Shitsuke) 
• การนำหลักการ 5 ส มาปรับใช้ในองค์กรช่วยให้พนักงานทำงานได้รวดเร็วและราบรื่นขึ้น เกิดความร่วมมือของพนักงาน ลดความผิดพลาด และยังช่วยให้พื้นที่ทำงานมีระเบียบ ช่วยลดต้นทุนขององค์กร แต่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากขึ้น
• หลักการทำให้ 5 ส มีประสิทธิภาพขึ้น คือการปลูกฝังความรับผิดชอบให้แก่พนักงาน การส่งเสริมการแข่งขัน และหมั่นปรับปรุงแก้ไขอยู่เสมอ

มนุษย์ทุกคนต่างที่มา ร้อยพ่อพันแม่ จึงทำให้ประเภทของคนในองค์กรมีหลากหลาย บางครั้งจึงส่งผลให้เกิดการเมืองในองค์กร ที่มีการแบ่งพักแบ่งพวกกัน 

สภาพแวดล้อมภายในที่ทำงานเป็นปัจจัยหลักๆ เลยที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน การที่องค์กรจะเติบโตและประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องปรับปรุงสภาพการทำงานให้ดี เพื่อให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลายทั้งร่างกายและจิตใจ แม้งานจะท้าทายมากแค่ไหน บทความนี้จะพาไปดูว่า กิจกรรม 5 ส คืออะไร มีอะไรบ้าง มีประโยชน์อย่างไร หากนำมาปรับใช้ภายในองค์กร

‘5 ส’ หลักการปฏิบัติ เพื่อการพัฒนาองค์กร

5 ส (5S) หรือ กิจกรรม 5 ส คือเครื่องมือสำคัญในการจัดระเบียบ และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่ในบริษัท หรือองค์กร เน้นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสม ซึ่งส่งผลให้ระบบการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังช่วยแก้ปัญหาต่างๆ ในองค์กรด้วย โดยมีรากฐานมาจากแนวคิดของญี่ปุ่น ซึ่งประกอบไปด้วย สะสาง (Seiri) สะดวก (Seiton) สะอาด (Seisou) สร้างมาตรฐาน (Seiketsu) และสร้างวินัย (Shitsuke) 

แม้ว่าแนวคิดนี้จะเริ่มต้นในอุตสาหกรรมการผลิต การก่อสร้าง และโรงพยาบาล แต่ปัจจุบันได้มีการแพร่หลายไปยังอุตสาหกรรมภายในองค์กรอื่นๆ ด้วย

ทำความรู้จัก 5 ส แต่ละตัว มีอะไรบ้าง?

หลักการ 5 ส ประกอบไปด้วย 5 องค์ประกอบหลัก ดังนี้

1. 整理 (Seiri): Sort — สะสาง 

‘Seiri’ หรือ ‘สะสาง’ คือการจัดระเบียบเป็นกระบวนการสำคัญ โดยมีการแบ่งแยกสิ่งของออกเป็นหมวดหมู่ตามความสำคัญและความถี่ในการใช้งาน คัดแยกของที่จำเป็นและใช้บ่อยออกจากสิ่งที่ไม่จำเป็นหรือไม่สำคัญ วิธีการนี้เน้นการจัดลำดับความสำคัญเป็นสามระดับ คือ ต่ำ ปานกลาง และสูง ซึ่งช่วยให้การแยกแยะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การค้นหาสิ่งของเป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น การกำจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็นในโรงงานที่ผลิตสินค้าจำนวนมาก การสะสางช่วยลดปัญหาการสะสมของขยะซึ่งอาจนำไปสู่ความยากลำบากในการค้นหาสิ่งของและเพิ่มความเสี่ยงในการเกิดอุบัติเหตุ นอกจากนี้การทำบัญชีรายการสินค้าคงคลังโดยละเอียด รวมถึงการตรวจสอบสิ่งของที่ไม่ได้ใช้งานเป็นประจำทุกเดือน ยังช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการโดยรวมให้ดียิ่งขึ้นได้ด้วย

2. 整頓 (Seiton): Set in Order — สะดวก

‘Seiton’ หรือ ‘สะดวก’ คือหลักการจัดวางสิ่งของให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการใช้งาน โดยเน้นการวางสิ่งของจำเป็นในตำแหน่งที่เหมาะสมและหยิบใช้ได้สะดวก วิธีการนี้รวมถึงการใช้ป้ายชื่อและแท็กสีเพื่อระบุตำแหน่ง การจัดวางตามน้ำหนัก เช่น วางของหนักไว้ด้านล่าง และการกำหนด ‘ที่วางประจำ’ สำหรับอุปกรณ์ใหม่ควรเลือกตำแหน่งควรคำนึงถึงความเหมาะสมกับผู้ใช้และความถี่ในการใช้งาน 

นอกจากนี้ยังแนะนำให้ใช้ระบบป้าย ‘กำลังใช้งาน’ สำหรับเครื่องมือที่มีผู้ใช้หลายคน เพื่อให้การสื่อสารระหว่างพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งหมดนี้จะช่วยเพิ่มความรวดเร็วและความราบรื่นในการทำงานมากขึ้น

3. 清掃 (Seiso): Shine — สะอาด

‘Seisou’ หรือ ‘สะอาด’ เป็นหลักการที่เน้นการทำความสะอาดและบำรุงรักษาสถานที่ทำงานอย่างสม่ำเสมอ โดยเน้นการกำจัดสิ่งสกปรกและอันตราย เช่น น้ำมันรั่ว เศษโลหะ หรือสายไฟหลวม การรักษาความสะอาดไม่เพียงแต่สร้างสภาพแวดล้อมที่น่าทำงาน แต่ยังช่วยให้สังเกตความผิดปกติของอุปกรณ์ได้ง่ายขึ้น ลดความเสี่ยงในการเกิดอุบัติเหตุ และป้องกันปัญหาอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้อีกด้วย 

การกำหนดผู้รับผิดชอบในการทำความสะอาดประจำวัน จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการรักษาความสะอาด และส่งเสริมให้การทำความสะอาดกลายเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กรได้

4. 清潔 (Seiketsu): Standardize — สร้างมาตรฐาน

‘Seiketsu’ หรือ ‘สร้างมาตรฐาน’ คือการสร้างมาตรฐานสุขลักษณะในที่ทำงาน ซึ่งเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่าย พนักงานควรมีส่วนร่วมในการหารือและตัดสินใจเกี่ยวกับมาตรฐานการดูแลรักษาสถานที่ทำงาน เครื่องจักร และพื้นที่ส่วนกลาง การกำหนดมาตรฐานร่วมกันนี้ควรครอบคลุมทั้งองค์กร และต้องมีการทดสอบ หรือตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ 

มีการปรึกษาหารือเพื่อกำหนดมาตรฐานสุขลักษณะที่พนักงานทุกคนยอมรับร่วมกัน จะช่วยให้ทุกคนสามารถปฏิบัติตามและรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยได้อย่างมีประสิทธิภาพและต่อเนื่องนั่นเอง นอกจากนี้ยังส่งเสริมให้เกิดความรับผิดชอบร่วมกันในองค์กร

5. 躾 (Shitsuke): Sustain — สร้างวินัย

การนำหลักการ 5 ส มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น ต้องถือเป็นส่วนหนึ่งของวิถีชีวิตและวินัยส่วนตัวของพนักงานทุกคน โดย ‘Shitsuke’ หรือ ‘สร้างวินัย’ เป็นขั้นตอนสุดท้าย ที่เน้นการปฏิบัติตามหลักการ 4 ส แรกจนเป็นนิสัย ซึ่งรวมถึงการปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานอย่างเคร่งครัด การรักษาความตรงต่อเวลา และการมีความรับผิดชอบต่อหน้าที่

การสร้างสภาพแวดล้อมที่สะอาดและเป็นระเบียบในที่ทำงาน เป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทุกคน ดังนั้น บริษัทควรส่งเสริมให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญของ 5 ส ผ่านการจัดกิจกรรมที่ช่วยปลูกฝังจิตสำนึกต่อส่วนรวม เพื่อให้การปฏิบัติตามหลักการ 5 ส กลายเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กรอย่างยั่งยืน

5 ส กับประโยชน์ของการนำมาใช้ในองค์กร

แล้วหลัก 5 ส มีประโยชน์อย่างไร หากนำมาปรับใช้ภายในบริษัทหรือองค์กร ไปดูกัน!

• พนักงานทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น 
• กระบวนการทำงานภายในองค์กรราบรื่นมากขึ้น
• เกิดความร่วมมือ ร่วมใจของพนักงานภายในองค์กร
• พนักงานมีระเบียบวินัยมากขึ้น
• การปฏิบัติตามกฎระเบียบและคู่มือการปฏิบัติงาน ช่วยลดความผิดพลาดและความเสี่ยงต่างๆ
• พนักงานมีจิตสำนึกของการปรับปรุงตัว นำไปสู่ประสิทธิภาพในการทำงาน
• ยืดอายุการใช้งานของเครื่องจักร อุปกรณ์ และเครื่องมือต่างๆ
• พื้นที่ทำงานมีระเบียบและสะอาดตา สังเกตสิ่งผิดปกติได้ง่าย
• ต้นทุนขององค์กรลดลงแต่ประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น

ขั้นตอนการนำหลัก 5 ส มาใช้ให้เห็นผล

ต่อไปเรามาปรับโครงสร้างองค์กรเพื่อสร้างองค์กรในฝัน ให้การทำงานของพนักงานทุกคนมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการวางแผนและดำเนินการอย่างรอบคอบในทุกขั้นตอน ดังนี้

ขั้นตอนเตรียมการ (Preparation)

1. สร้างความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง
2. จัดเตรียมแผนการดำเนินกิจกรรม
3. นำเสนอภาพรวมของผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ขั้นตอนเริ่มดำเนินการ (Kick off Project)

1. วางแผนกิจกรรมอย่างละเอียด โดยกำหนดวันเริ่มต้นให้ชัดเจน
2. จัดการประชุมเพื่อเตรียมการ
3. แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน

ขั้นตอนดำเนินการ (Implementation)

1. กำหนดแผนปฏิบัติการสำหรับทุกพื้นที่
2. ระบุรายละเอียดกิจกรรม ระยะเวลาดำเนินการ และผู้รับผิดชอบ
3. จัดทำระบบรายงานความคืบหน้า

หลักการเพิ่มประสิทธิภาพ 5 ส เพื่อความยั่งยืน

สุดท้ายนี้เราจะเพิ่มประสิทธิภาพในการนำหลัก 5 ส มาประกอบใช้ภายในบริษัทหรือองค์กรเพื่อความยั่งยืนได้อย่างไร ไปดูกัน! 

ปลูกฝังความรับผิดชอบ 

การนำหลักการ 5 ส มาใช้อย่างต่อเนื่องจะสำเร็จก็ต่อเมื่อทุกคนในองค์กรได้มีส่วนร่วมอย่างจริงจัง โดยความรับผิดชอบร่วมกันของทุกคนที่ต้องทำด้วยความเชื่อมั่นและตั้งใจ ไม่ใช่เพียงแค่ทำครั้งเดียวหรือทำเพราะถูกสั่งให้ทำ เมื่อมีความร่วมมือกันแล้วการสร้างวินัยก็จะเป็นเรื่องง่าย ซึ่งการทำสิ่งนี้จะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืนและเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งมากขึ้นในระยะยาว

ส่งเสริมการแข่งขัน

การส่งเสริมการแข่งขันเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการกระตุ้นการมีส่วนร่วมในกิจกรรม 5 ส การจัดการประกวดประจำปีเป็นวิธีที่หลายบริษัทนิยมใช้ เพื่อสร้างความท้าทายและความตื่นเต้นให้กับพนักงาน 

การแข่งขันไม่เพียงแต่กระตุ้นให้พนักงานปฏิบัติตามหลักการ 5 ส อย่างจริงจังเท่านั้น แต่ยังช่วยสร้างบรรยากาศของการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ในการปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานอีกด้วย

การปรับปรุงแก้ไข

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นกุญแจสำคัญสู่ความยั่งยืนในการนำหลักการ 5 ส มาใช้ในองค์กรผ่านการประยุกต์ใช้วงจร PDCA (Plan – Do – Check – Action) ร่วมกับหลักการ 5 ส เป็นแนวทางที่มีประสิทธิภาพในการพัฒนาอย่างเป็นระบบ ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถวางแผน ดำเนินการ ตรวจสอบ และปรับปรุงกระบวนการอย่างสม่ำเสมอ วิธีนี้ส่งผลให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน นำไปสู่การเติบโตอย่างมั่นคงขององค์กรในระยะยาว 

สรุป

5 ส คือเครื่องมือในการจัดระเบียบและเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่ในองค์กร เน้นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้น ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและแก้ปัญหาในองค์กร หลักการ 5 ส ประกอบไปด้วย สะสาง (Seiri) สะดวก (Seiton) สะอาด (Seisou) สร้างมาตรฐาน (Seiketsu) และสร้างวินัย (Shitsuke) 

การนำหลักการ 5 ส มาปรับใช้ในองค์กร ช่วยให้พนักงานทำงานได้รวดเร็วและราบรื่นขึ้น เพิ่มความร่วมมือกันในทีม พนักงานมีระเบียบมากขึ้น ลดข้อผิดพลาดได้ และจัดระเบียบที่ทำงาน ช่วยลดต้นทุนขององค์กรแต่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

หาองค์กรที่จะช่วยให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพอย่างยั่งยืนได้ที่ Jobsdb ด้วยฟีเจอร์เด่น ที่จะช่วยให้หางานได้ตามพื้นที่ที่ต้องการ ตำแหน่งงานที่ชอบ และเงินเดือนที่ใช่ ใช้งานง่าย หางานได้ในไม่กี่คลิก!