เทคนิคการจัดกิจกรรมพนักงาน

เทคนิคการจัดกิจกรรมพนักงาน ที่จะนำเสนอต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่ดีขององค์กรที่มีระบบการจัดกิจกรรมให้แก่พนักงานในหลากหลายมิติ และรูปแบบ ซึ่งแสดงให้เห็นถึงเหตุผลที่ดีที่จะได้รับการสนับสนุนทั้งจากผู้บริหารและพนักงาน คือ

1. ควรมีกิจกรรมที่ใช้ต้นทุนต่ำ เราอาจจะจัดให้มีสถานที่ดัดแปลงเป็นสนามกีฬา จัดอุปกรณ์การเล่นกีฬา การจัดกิจกรรมประเภททำบุญ บำเพ็ญประโยชน์ บริจาคโลหิต วันพ่อ วันแม่ ทำบุญตักบาตร ประกวดร้องเพลง หรือกิจกรรมที่เป็นประเพณีไทยที่ดี อาทิเช่น สงกรานต์ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
2. ควรมีกิจกรรมที่ได้รับการสนับสนุนค่าใช้จ่าย การจัดกิจกรรมบางอย่างไม่จำเป็นที่เราจะต้องหาค่าใช้จ่ายเองทั้งหมด เราอาจจะขอการสนับสนุนจากองค์กรภายนอก ในรูปของการช่วยประชาสัมพันธ์โฆษณาสินค้าให้ หรืออาจจะขอเป็นรางวัลสนับสนุน เพื่อลดค่าใช้จ่าย
3. ควรเป็นกิจกรรมที่ไม่มีผลกระทบต่อเวลาการทำงาน ไม่จำเป็นต้องหยุดงาน แต่ควรเป็นการจัดกิจกรรมเล็กๆ ช่วงเวลาสั้น ๆ ตอนเวลาพัก เวลาก่อนหรือหลังกะการทำงานของพนักงาน หรือในวันหยุด
4. ควรเป็นกิจกรรมที่สามารถวัดผลในเชิงผลงานได้ เป็นกิจกรรมที่เป็นการสนับสนุนการเรียนรู้ หรือส่งเสริมคุณภาพการทำงาน เช่น กิจกรรม 5 ส / QCC / ข้อเสนอแนะหรือ กิจกรรมการปรับปรุงงานหลักการไคเซ็น
5. ควรเป็นกิจกรรมที่มีความเสี่ยงน้อย การจัดกิจกรรมจะต้องคำนึงถึงผลกระทบ ผู้จัดต้องตอบคำถามของผู้บริหารให้ได้ ว่าจะทำอย่างไร เช่น หากจะต้องเดินทางไปนอกสถานที่เป็นหมู่คณะ จะต้องระวังการเกิดอุบัติเหตุ อาจจะพิจารณาเรื่องการประกันการเดินทาง หรือการป้องกันเรื่องการทะเลาะวิวาท ดังนั้น กิจกรรมที่เสี่ยงสิ่งเหล่านี้ได้ ก็จะได้รับความเห็นชอบมากกว่า
6. ควรเป็นกิจกรรมที่อาศัยการมีส่วนร่วมกิจกรรมต่างๆ ซึ่งจะต้องได้รับการสนับสนุนทั้งจากผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารในสายงานที่ให้ท่านได้มาร่วมกิจกรรมทุกครั้งๆ ในฐานะประธานการจัดงาน หรือผู้อำนวยการจัดงาน หรืออาจจะเป็นกิจกรรมที่เน้นการมีส่วนร่วมของชุมชน สังคม ยกตัวอย่างเช่น บริษัทอาจจะมีการมอบทุนการศึกษา เพื่อสร้างความสัมพันธ์กับที่โรงเรียน หมู่บ้าน พอเวลาบริษัทจัดกิจกรรม ก็อาจจะให้โรงเรียนหรือชุมชน มาช่วยบริษัทจัดกิจกรรมบ้าง
7. ควรมีกิจกรรมที่สามารถจัดได้อย่างต่อเนื่องทุกวัน หรือประจำ เช่น การจัดฉายภาพยนตร์ วิดีโอในช่วงเวลาพัก การฝึกซ้อมกีฬา การฝึกซ้อมร้องเพลง การจัดบอร์ดอวยพรวันเกิด ฯลฯ เป็นต้น ก็จะทำให้เกิดบรรยากาศที่ไม่เงียบเหงา มีอะไรๆให้ทำตลอด
8. ควรมีกิจกรรมที่ได้ผลหลายอย่างในครั้งเดียวกัน การจัดกิจกรรมบางรูปแบบ ควรให้เกิดผลประโยชน์หลากหลาย เช่น การนำพนักงานไปทัศนศึกษาต่างจังหวัด ไม่ควรเป็นเพียงการไปกินเที่ยว หรือพักผ่อนอย่างเดียว แต่ต้องแฝงด้วยกิจกรรมรูปแบบอื่น เช่น จัดเป็นกิจกรรมสร้างความสัมพันธ์ภายในทีมงาน มีกิจกรรม Walk Rally การแข่งขันกีฬา การฝึกอบรมสัมมนา เป็นต้น หรือระหว่างช่วงเดินทางอาจจะจัดเป็นการเดินทางแบบ Car Rally ก็ได้
9. ควรมีการจัดกิจกรรมประเภทมหกรรมหรืองาน Event ในกรณีองค์กรมีพนักงานจำนวนมาก และมีความตั้งใจในการผลักดันให้การริเริ่มโครงการใหม่ๆ ให้ได้รับความสนใจการสนับสนุนจากพนักงาน และมีงบประมาณที่มากพอ ควรมีการจัดกิจกรรมประเภทงานมหกรรม เพื่อส่งเสริมกิจกรรมหลัก เช่น โครงการจัดทำระบบมาตรฐานคุณภาพ การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กร TQM หรือการลดต้นทุน ฯลฯ ให้มีกิจกรรมการนำเสนอผลงาน หรือให้ความรู้ที่เป็นสาระแล้ว อาจจะมีการแสดง หรือกิจกรรมของพนักงาน ที่ได้ทั้งสาระและบันเทิงประกอบด้วย
10. ควรเป็นกิจกรรมที่อยู่ในกระแสความนิยม หรือ In Trend บางองค์กรใช้วิธีการง่ายๆ ที่ไม่ต้องลงทุนอะไรมาก แต่สร้างความน่าสนใจ เช่น ใน 1 สัปดาห์ จะอนุญาตพนักงานแต่งตัวตามสบายที่เป็นแฟชั่นนิยม และมีการประกวด ประเมินคะแนนหาผู้ที่แต่งกายยอดเยี่ยม

ทั้งนี้ องค์กรที่มีรูปแบบเป็นสำนักงานภาคการบริการ กับโรงงานอุตสาหกรรม อาจจะมีรูปแบบของกิจกรรมที่แตกต่างกัน ซึ่งขึ้นอยู่กับปัจจัยของสถานที่ วัยอายุ ระดับการศึกษา จำนวน หรือรสนิยมของพนักงาน ฯลฯ เป็นองค์ประกอบที่สำคัญ

ที่มา : www.hrcenter.co.th