การเขียนจดหมายสมัครงานที่ดีที่สุดในปี 2022

การเขียนจดหมายสมัครงานถือว่าเป็นจุดเริ่มต้นแรก สำหรับการเข้าทำงานในสถานที่ต่าง ๆ เพราะเป็นเอกสารแรก ๆ ที่นายจ้างหรือแผนกทรัพยากรบุคคลจะได้อ่านและทำความเข้าใจเกี่ยวกับตัวคุณคร่าว ๆ ว่าเป็นเช่นไร วันนี้เราจะมีแนะนำวิธีการเขียนจดหมายสมัครงาน ที่จะช่วยทำให้คุณมีโอกาสได้งานสูงยิ่งขึ้น

จดหมายสมัครงาน

ทำไมการเขียนจดหมายสมัครงานที่ดีถึงมีความสำคัญ

ปัจจุบันการสมัครงานหรือการรับสมัครงานของบริษัทต่าง ๆ มักจะมีการประกาศรับสมัครออนไลน์เป็นส่วนใหญ่ ทำให้ผู้สมัครหลาย ๆ คนจะต้องส่งอีเมลเข้าไปยังฝ่ายบุคคลเป็นด่านแรกก่อนที่จะมีการนัดสัมภาษณ์งาน ทำให้การเขียนจดหมายสมัครงานที่ดีมีประโยชน์อย่างมากในการเริ่มต้นทำงานในตำแหน่งที่เราสมัคร เพราะว่าหากเราเขียนดี โอกาสที่เราจะได้สัมภาษณ์ก็ง่าย ยิ่งมีคุณสมบัติครบก็มีโอกาสได้งานมากขึ้นหลายเท่าตัว

เรื่องนี้หลาย ๆ คนมักจะมองข้าม ให้เราลองมองย้อนกลับไปตอนที่ฝ่ายทรัพยากรหรือนายจ้างต้องรับจดหมายสมัครงานพร้อมกันหลาย ๆ ฉบับแล้วเขียนเหมือนกันไปหมด คงจะเบื่อและอาจจะข้ามจดหมายของเราไปอย่างน่าเสียดาย

สำหรับใครที่ยังไม่รู้ว่าจดหมายสมัครงานที่ดีควรจะเป็นอย่างไร เราได้รวบรวมมาให้เรียบร้อยแล้ว

กระชับสั้น ๆ ได้ใจความ

สำหรับประเด็นแรกหลาย ๆ คนมักจะเข้าใจผิดว่าการเขียนจดหมายสมัครงานเหมือนกับจดหมายทั่วไป ซึ่งในความเป็นจริงแล้วนายจ้างหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลนั้นไม่ได้มีเวลามากพอ ที่จะนั่งอ่านจดหมายของเราครบทุกตัวอักษร ดังนั้นควรควรจะเขียนให้กระชับ ได้ใจความและไม่ใช้เวลาในการอ่านที่นานนัก

โดยความยาวที่เหมาะสมสำหรับจดหมายสมัครงานคือใช้เวลาอ่านไม่ควรเกิน 3 นาทีหรือไม่ควรยาวเกิน 3 พารากราฟ เนื่องจากหากยาวกว่านี้มีความเป็นไปได้สูงที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลประจำบริษัทจะอ่านไม่จบ และยิ่งคุณขึ้นต้นพารากราฟแรกไม่น่าสนใจ โอกาสที่จะอ่านจบก็ยิ่งน้อยลงไปอีก ซึ่งประเด็นในจดหมายควรจะประกอบไปด้วยหัวข้อดังต่อไปนี้

• ทำไมคุณถึงเขียนจดหมายมา (สิ่งที่คุณสนใจ และคุณสมบัติของคุณ)
• ทำไมคุณถึงเหมาะกับงานนี้ (เน้นย้ำถึงความสำเร็จ)
• ขอบคุณ (และถามเกี่ยวกับขั้นตอนการรับสมัครงานต่อไป)

ปรับจดหมายในการสมัครงานให้เข้ากับงานที่ทำ

หลาย ๆ คนอาจจะใช้วิธีการเขียนแบบ template ที่ไม่ว่าจะสมัครงานเข้าบริษัทด้านเทคโนโลยี การตลาดหรือด้านการเงิน มักจะเขียนจดหมายในการสมัครงานเหมือนกันหรือบางคนอาจจะใช้วิธีในการเขียนทีเดียวแล้วหว่านไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคลหลาย ๆ ที่พร้อมกัน

ซึ่งเป็นวิธีการที่ผิด เราควรจะมีการปรับจดหมายให้เหมาะสมกับบริษัทที่เราอยากจะทำงาน โดยเราควรที่จะอ่านคุณสมบัติของตำแหน่งให้ดี เนื่องจากในจดหมายสมัครงานเราจะต้องระบุว่าเรามีคุณสมบัติตรงตามที่ประกาศไว้อย่างไร

นอกจากนี้เราควรจะใส่ทักษะ ประสบการณ์ในการทำงาน รวมถึงสิ่งที่เราทำแล้วประสบความสำเร็จระบุเข้าไปในจดหมายสมัครงาน ยิ่งตรงกับความต้องการหรือคุณสมบัติที่ฝ่ายบุคคลแนะนำ ก็จะยิ่งมีโอกาสที่จะถูกเรียกให้เข้าสัมภาษณ์สูง

เน้นเรียบง่าย อ่านง่าย

หลาย ๆ คนอาจจะมองข้าวประเด็นนี้ ที่เขียนจดหมายหรูหราเหมือนกับ Resume ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว เราไม่ควรที่จะทำให้จดหมายในการสมัครงานนั้นมีความหรูหรามากจนอ่านลำบาก ให้เน้นไปที่รูปแบบที่เรียบง่ายแต่มีเนื้อหาครบจะดีกว่า

ทำลิสต์

ทำไมถึงเหมาะสมกับตำแหน่งนี้ คือสิ่งที่สำคัญที่สุด

สำหรับใครที่ยังคิดไม่ออกว่าจดหมายสมัครงานควรที่จะมีเนื้อหาประมาณไหน หากกล่าวโดยภาพรวมคือคุณจะต้องบอกนายจ้างหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลว่าทำไมคุณถึงเหมาะกับตำแหน่งที่กำลังเปิดรับสมัครอยู่ในเวลานี้ ซึ่งคำแนะนำมีดังต่อไปนี้

นำเสนอจุดเด่นของคุณ สิ่งแรกที่คนอ่านจดหมายสมัครงานของคุณไม่ว่าจะเป็นนายจ้างหรือฝ่ายบุคคลควรได้รับรู้ก่อนเรียกคุณเข้าสัมภาษณ์คือ การได้รู้ว่าคุณมีจุดเด่นอะไร โดยในจุดนี้คุณอาจจะกล่าวถึงทักษะที่คุณมี(ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่เปิดรับสมัคร) จะทำให้นายจ้างเข้าใจว่าคุณมีคุณสมบัติที่ตรงกับความต้องการของเขาจริง ๆ

ประเด็นที่สองที่ควรมีในจดหมายสมัครงานคือ เรื่องของประสบการณ์ในการทำงานที่ผ่านมาของเรา เพื่อให้นายจ้างหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รู้จัก Background หรือโปรไฟล์ของเราคร่าว ๆ ว่าเราเคยฝ่ายงานอะไรมาบ้าง เคยทำงานอะไรมาบ้าง ยิ่งถ้าตรงกับตำแหน่งที่มีการเปิดรับสมัครงาน จะยิ่งทำให้โอกาสในการสัมภาษณ์งานสูงขึ้น

ประเด็นที่สำคัญไม่แพ้ประเด็นอื่นคือ การแสดงให้เห็นถึงความตั้งใจของคุณในการที่อยากเข้ามาทำงานนี้ ว่าทำไมคุณถึงอยากที่จะทำงานนี้ เป้าหมายในการสมัครงานของคุณของคืออะไร จะทำให้นายจ้างแสดงเห็นถึงความตั้งใจของคุณที่อยากจะทำงานที่นี่จริง ๆ

ตรวจสอบจดหมายก่อนส่งทุกครั้ง

ประเด็นเรื่องนี้ถือว่าเป็นสิ่งที่หลายคนมองข้าม คือเรื่องของการเขียดผิดหรือการใช้คำที่ไม่เหมาะสม อาจจะทำให้คุณพลาดงานดี ๆ ไปได้ โดยก่อนที่เราจะส่งจดหมายทุกครั้ง เราควรจะมีการตรวจทานเนื้อหาของจดหมาย รวมไปถึงคำผิดที่มี เพราะสำหรับบางคนการที่คุณเขียนผิดอาจจะแสดงให้เห็นถึงความไม่ใส่ใจและแสดงให้เห็นถึงความไม่เป็นมืออาชีพ ดังนั้นก่อนส่งจดหมายลองอ่านดูสักครั้ง อาจจะทำให้คุณมีโอกาสได้รับการเรียกสัมภาษณ์ได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ประเด็นเล็ก ๆ อย่างข้อมูลในการติดต่อกลับมาก็สำคัญเช่นกัน เพราะหากเราเขียนเบอร์โทรศัพท์หรือว่าอีเมลผิด ต่อให้เขียนมาดีแค่ไหนก็ไม่มีประโยชน์เพราะว่าฝ่ายบุคคลหรือนายจ้างติดต่อกลับมาไม่ได้ ดังนั้นอย่าลืมตรวจทานให้เรียบร้อยก่อนกดส่ง

สรุปท้ายบทความ

จะเห็นได้ว่าการเขียนจดหมายสมัครงานที่ดีที่สุดนั้น ประกอบไปด้วยองค์ประกอบสำคัญได้แก่ เนื้อหาที่คุณเขียนในจดหมายจะต้องกระชับ ได้ใจความ ไม่ใช้เวลาอ่านนานเกินไป มีข้อความที่ต้องการตามคุณสมบัติของผู้สมัครอย่างชัดเจน ที่สำคัญคุณควรที่จะมีการตรวจสอบจดหมายสมัครงานให้ดีก่อนส่ง เพราะการเขียนผิดเพียงประโยคเดียวอาจจะทำให้คุณพลาดงานที่ต้องการไปได้

เรื่องอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

เขียนจดหมายสมัครงานอย่างไรให้เข้าตา

จดหมายสมัครงาน : ทำไมคุณจึงเหมาะที่สุดสำหรับตำแหน่งนี้