บอกลาปัญหางานล้น ทำงานไม่ทัน ด้วยเทคนิคระบบจัดตารางเวลา

ใครเคยรู้บ้างว่า ทำไมถึงได้มีงานถาโถมเข้ามาตลอดเวลา เรียกได้ว่าแทบจะใช้ทุกวินาทีไปกับการทำงาน จนหาเวลาพักไม่เจอ ยิ่งบวกกับช่วงนี้ที่ต้อง WFH เลยทำให้หลายคนแทบจะแยกงานออกจากชีวิตส่วนตัวไม่ถูก เพราะทำงานก็ทำที่บ้าน ใช้ชีวิตก็ใช้ที่บ้าน ออกไปไหนก็ไม่ได้ กิจกรรมก็จำกัดอยู่เพียงแค่ไม่กี่อย่าง ทำให้เกิดอาการ “ตารางเวลาชีวิตพัง” นั่นก็คือ จัดการเวลาได้ไม่ดีเหมือนตอนทำงานที่ออฟฟิศ เพราะเมื่อทำงานที่บ้าน ทำให้เรามีความยืดหยุ่นทางด้านเวลามากขึ้น ซึ่งจัดว่าเป็นข้อดี แต่ถ้าเกิดไม่มีวินัยขึ้นมา WFH อาจกลายเป็นฝันร้ายของใครหลายคน เพราะจะทำให้จัดสรรเวลาไม่ได้ เวลาพักไม่ได้พัก เวลาทำงานไม่ได้ทำงานนั่นเอง จนกลายมาเป็นปัญหางานล้นมือ ทำงานไม่ทัน ซึ่งบานปลายมาจากการที่เราไม่สามารถบริหารจัดการเวลาได้ดี วันนี้ JobsDB จะมาแชร์เทคนิคสร้างระบบจัดตารางเวลา เพื่อให้คุณสามารถ บริหารเวลา เพิ่ม Productivity บอกลาปัญหางานล้นจน ทำงานไม่ทัน ไปได้เลย

1. ลิสต์งานที่คุณต้องทำ

ลองลิสต์งานที่คุณมีอยู่ในมือทั้งหมด รวมทั้งเขียน deadline ที่ต้องส่งงานกำกับไว้ด้วย ถ้าจะให้ดีลองดูด้วยว่า งานนั้น ๆ ของคุณจำเป็นจะต้องส่งต่อให้ใครทำต่อหรือไม่ หรือต้องมีการทำงานร่วมกับใครอีกหรือไม่ เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่า คุณควรทำงานเสร็จตอนไหน หากเป็นงานที่ต้องส่งต่อหรือมีคนอื่นร่วมทำด้วย ก็ควรที่จะต้องกำหนด deadline ให้เร็วขึ้นหน่อย เพื่อเผื่อเวลาให้คนอื่นทำด้วย นอกจาก deadline และคนที่จะทำงานต่อจากคุณแล้ว คุณควรใส่รายละเอียดจำเป็นอื่น ๆ ของงานเข้าไปให้มากที่สุด เป็น remark ที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจเรียงลำดับความสำคัญของงานได้

1. The Eisenhower Box เทคนิคช่วยจัดเรียงความสำคัญ

หลังจากที่คุณมีลิสต์งานที่ต้องทำ พร้อมรายละเอียดเบื้องต้นแล้ว ก็มาถึงเวลาที่คุณจะต้องมาจัดเรียงลำดับความสำคัญของแต่ละงาน มีเครื่องมือที่เรียกว่า The Eisenhower Box ซึ่งเป็นเทคนิคการบริหารเวลาของอดีตประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา Dwight D. Eisenhower ซึ่งได้รับยกย่องว่าเป็นประธานาธิบดีที่บริหารเวลาได้อย่างยอดเยี่ยมคนหนึ่งเลย โดยที่ Eisenhower จะให้เราเขียนตารางที่แบ่งออกเป็น 4 ช่อง ซึ่งเป็นที่อยู่ของงาน 4 แบบ นั่นก็คือ

• งานที่สำคัญ และ ด่วนคือ งานสำคัญที่คุณต้องทำให้เสร็จอย่างเร็วที่สุดเป็นงานที่คุณต้องทำเป็นอย่างแรกเช่น รายงานที่ต้องส่งวันนี้ หรือ แก้ไขปัญหาที่ลูกค้าร้องเรียนมาเพราะไม่งั้นจะกระทบกับบริษัท เป็นต้น
• งานที่สำคัญ แต่ ไม่ด่วนคือ งานที่เป็นเป้าหมายระยะยาวไม่ต้องทำตอนนี้ก็ได้ แต่ควรหาเวลาทำเพราะจะมีผลต่อการพัฒนาความสามารถและประสิทธิภาพของคุณในระยะยาว เช่น การเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ เพิ่มเติม ออกกำลังกาย หาข้อมูลเพิ่มเพื่อทำแผนกาตลาดสำหรับไตรมาสหน้า เป็นต้น
• งานที่ไม่สำคัญ แต่ ด่วนคือ งานที่ต้องทำให้เสร็จทันทีแต่อาจจะให้คนอื่นทำแทนได้เช่น ตอบอีเมลประจำวัน ยิงนัดลูกค้าเพื่อจัดตารางประชุม เป็นต้น
• งานที่ไม่เร่งด่วน และ ไม่สำคัญคือ งานที่มักเข้ามาทำให้คุณเสียสมาธิระหว่างวันซึ่งเป็นงานที่คุณควรจำกัดเวลาให้เหลือน้อยที่สุดส่วนใหญ่จะมาในรูปแบบของช่วงเวลา “พักผ่อนจากงาน” เป็นหลัก เช่น การเช็ก notification ตามโซเชียลมีเดีย ตอบไลน์ สไลด์เฟสบุ๊ค หรือดูคลิปบันเทิง เป็นต้น

เมื่อรู้จักตารางของ The Eisenhower Box แล้ว ก็สามารถนำงานลิสต์ไว้มาลงตารางตามความสำคัญและความเร่งด่วนได้เลย วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถเห็นภาพรวมของงานของคุณได้ดีขึ้น ช่วยให้คุณเลือกได้ว่าจะทำงานไหนก่อนหรือหลังดี รู้ว่างานประเภทไหนที่คุณมีเยอะเกินไปแล้ว และสามารถเลือกรับงานได้ตรงกับเป้าหมายด้านเวลาและคุณภาพของงานที่คุณทำส่งออกไปได้ดีขึ้น ทั้งหมดนี้จะทำให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย

1. จดบันทึกงานที่ต้องทำด้วย Bullet Journal

การจดบันทึกแบบ Bullet Journal หรือเรียกสั้น ๆ ว่า BUJO จากหนังสือ The Bullet Journal Method โดย Ryder Carroll ซึ่งเป็นหนึ่งในหนังสือ The New York Times Bestsellers และติดอันดับหนังสือขายดีทั่วโลก ทำให้การเขียน BUJO เป็นเรื่องยอดฮิตในหลายปีที่ผ่านมา หลายคนนิยมเอามาวางแผนชีวิตทั้งในระยะสั้นไปจนถึงระยะยาว แต่เราอยากเสนอให้ลองเอาระบบวิธีการวางแผนเวลาแบบ BUJO มาใช้กับตารางงานของคุณ ดังนี้

• แพลนระยะยาว ด้วยการบันทึก Future Log และ Monthly Log โดยเริ่มจากจดบันทึก Future Log ด้วยการกางสมุดของคุณออกมา แล้วแบ่งหน้าซ้ายทั้งหมดไว้เขียนวันที่ของแต่ละเดือนตามปฏิทิน โดยคุณจะต้องเขียนทุกวันลงไป แบ่งหน้าละเดือน และหน้าขวาไว้จดเป้าหมายและเรื่องที่จะต้องทำในแต่ละเดือนไว้ ซึ่งคุณสามารถเขียนสิ่งที่คุณต้องทำในแต่ละเดือนไว้ล่วงหน้าไว้ได้เลย วิธีนี้จะทำให้คุณเห็นภาพรวมว่า เดือนไหนคุณยุ่ง หรือเดือนไหนคุณมีเวลาว่าง และงานระยะยาวของคุณมีกำหนดส่งตอนไหนบ้าง ส่วนการบันทึกแบบ Monthly Log นั้น ก็ใช้หลักการเดียวกันเลย เพียงแค่คุณต้องเพิ่มสิ่งที่ต้องทำในเดือนนั้น ๆ และเริ่มเขียนทุกครั้งที่เริ่มเดือนใหม่ โดยที่อาจจะตั้งต้นด้วยการยกเอาลิสต์ที่คุณเขียนใน Future Log ของเดือนนั้น ๆ มาเป็นการตั้งต้นก็ได้
• แพลนระยะสั้น จากการบันทึกแบบ Daily Log และ Weekly Log ที่จะทำให้คุณสามารถเห็นภาพของงานที่คุณต้องทำได้ละเอียดกว่าเดิม ผ่านลิสต์รายงานงานแบบรายวันและรายสัปดาห์ ซึ่งเหมือนกับ Monthly Log ที่คุณจะต้องจดบันทึกใหม่ทุกวันเพื่อทำ Daily Log และบันทึกใหม่ทุกสัปดาห์ในการทำ Weekly Log วิธีนี้จะทำให้คุณ Tracking ความคืบหน้าของงานที่คุณทำไปแล้วแต่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ได้ด้วย
• Rapid Logging สำหรับจดบันทึกงานที่เร่งด่วนของแต่ละวัน ซึ่งบางครั้งอาจจะเป็นงานแทรก เช่น งานที่สั่งวันนี้ ขอวันนี้ เมื่อมี Rapid Logging จะทำให้คุณได้รู้ว่าคุณมีงานเร่งมากแค่ไหน และเพื่อเตือนให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานให้ดีขึ้น
• ใช้สัญลักษณ์เพื่อให้ดูง่าย ซึ่งนี้เป็นหัวใจของการทำ Bullet Journal สัญลักษณ์ต่าง ๆ จะถูกเอามาใช้เพื่อแสดงสถานะของงานแต่ละอย่างในบันทึกของคุณ โดยทั่วไปคนจะนิยมใช้สัญลักษณ์ดังนี้

+ แทนสิ่งที่ต้องทำ หรือ To do

X แทนงานที่ทำเสร็จแล้ว ปกติคือเขียนทับตัวข้างบน

> แทนงานที่ไม่เสร็จแล้วต้องย้ายไปวันอื่น

- แทนการบันทึกทั่วไป (Note)

๐ แทน Event หรือกิจกรรมที่ต้องทำ

ถ้าใครอยากไปดูวิธีการเขียน Bullet Journal แบบละเอียด สามารถซื้อหนังสือมาอ่านได้ หรือจะเข้าเว็บไซต์ bulletjournal.com/ หรือจะหาดูวิธีเบื้องต้นตามคลิปใน YouTube ก็มีให้เลือกดูมากมายตามความชอบเลย

1. ทำงานแบบ Timeboxing ด้วยเทคนิค Pomodoro

นอกจากการวางแผนตารางงานที่ดีแล้ว เทคนิคการทำงานแบบ Timeboxing จะช่วยให้คุณบริหารเวลาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในแต่ละนาทีที่คุณทำงาน พร้อมกับบาลานซ์เวลาพักเบรกเพื่อให้คุณมีทั้งแรงกายและแรงสมองกลับมาจดจ่อกับงานและ Productivity ที่ดีขึ้น เราแนะนำเทคนิค Pomodoro ซึ่งเป็นการแบ่งเวลาทำงานออกเป็นช่วง ๆ ช่วงละ 25 นาที หลังจากครบ 25 นาทีแล้ว ให้คุณพักสายตาประมาณ 5 นาทีแล้วกลับมาทำงาน และเมื่อทำแบบนี้จนครบ 4 รอบแล้ว ให้เพิ่มระยะเวลาพักให้นานขึ้นเป็น 15 – 30 นาที

ที่แบ่งเวลาตามนี้เพราะคุณ Francesco Cirillo ชายชาวอิตาลีผู้คิดค้นเทคนิคนี้เชื่อว่า เวลา 25 นาทีเป็นว่าที่นานพอจะทำให้คุณทำ task เล็ก ๆ ได้เสร็จ และไม่นานเกินไปจนทำให้สมองคุณล้า ส่วนการพักเบรก 5 นาทีก็เป็นการพักสั้น ๆ ที่สามารถทำให้คุณกลับมาโฟกัสกับงานที่กำลังทำค้างอยู่ได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งพอทำครบ 4 รอบก็จะเป็นเวลาที่นานพอ ที่จะทำให้คุณได้เห็นความคืบหน้าของงาน ที่คุณแบ่งเวลาสั้น ๆ ในการทำ ทำให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้นโดยที่สมองไม่ Burn out เพราะมีเวลาพักสั้น ๆ เพื่อชาร์จพลังอยู่ตลอด ซึ่งเวลาในแต่ละรอบการทำงาน คุณสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับงานของคุณได้เลย ที่คุณต้องมีก็คือนาฬิกาจับเวลา หรือคุณจะโหลดแอปเกี่ยวกับ Pomodoro ก็ได้ ซึ่งจะทำให้การแบ่งเวลาทำงานแบบ Pomodoro และแจ้งเตือนเมื่อครบเวลาเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ

1. มีวินัยคือหัวใจหลัก

นอกจากเครื่องมือและเทคนิคต่าง ๆ ที่เราเสนอมาแล้ว สิ่งที่เป็นหัวใจสำคัญที่จะทำให้คุณไม่เป็นคนงานล้นมืออยู่ตลอดเวลาก็คือ “วินัย” คุณจำเป็นจะต้องวางแผนงานและแบ่งเวลาทำงานให้เป็นกิจวัตร จนกลายเป็นความเคยชินที่เปลี่ยนมาเป็นนิสัยในการทำงานของคุณเอง เพราะไม่ว่าระบบและแผนการของคุณจะดีขนาดไหน มันก็จะไม่สามารถเป็นจริงขึ้นมาได้ถ้าคุณไม่ลงมือทำมัน JobsBD ขอเป็นกำลังใจให้ทุกคนที่มีงานหนัก ทำงานไม่ทัน ได้กลับมาวางแผนการทำงานให้ดี สามารถสร้างผลงานที่มีคุณภาพภายในเวลาที่กำหนด และมี Work-life balance ที่ยอดเยี่ยมกันทุกคนนะคะ

ค้นหางานที่ใช่ งานที่มี work-life balance ตรงกับไลฟ์สไตล์ของคุณได้แล้วที่ แอปพลิเคชั่น JobsBD แอปหางานที่มีงานจากบริษัทชั้นนำทั่วประเทศรอคุณอยู่

ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android

เลือกงานที่ใช่ ใช้ชีวิตที่ชอบ ด้วยการค้นหางานที่ง่ายและรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดการเรซูเม่อย่างมีประสิทธิภาพ ให้คุณอัปโหลด ดู และลบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การใช้งานแสนง่าย ด้วยระบบ AI ใหม่ ช่วยค้นหางานที่ตรงใจมากขึ้นถึง 6 เท่า​

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/888%e0%b9%80%e0%b8%84%e0%b8%a5%e0%b9%87%e0%b8%94%e0%b8%a5%e0%b8%b1%e0%b8%9a%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b9%80%e0%b8%a7%e0%b8%a5%e0%b8%b21%e0%b8%a7%e0%b8%b1%e0%b8%99/

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b8%a7%e0%b8%b4%e0%b8%98%e0%b8%b5%e0%b9%80%e0%b8%9e%e0%b8%b4%e0%b9%88%e0%b8%a1-productivity/

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b9%80%e0%b8%a7%e0%b8%a5%e0%b8%b2-time-boxing/

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b9%80%e0%b8%84%e0%b8%a5%e0%b9%87%e0%b8%94%e0%b8%a5%e0%b8%b1%e0%b8%9a-%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b9%80%e0%b8%a7%e0%b8%a5%e0%b8%b2/

https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b9%80%e0%b8%97%e0%b8%84%e0%b8%99%e0%b8%b4%e0%b8%84%e0%b8%81%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b9%80%e0%b8%a7%e0%b8%a5%e0%b8%b2/