นัดประชุมด้วย Microsoft Outlook ผู้ช่วยเลขานุการ

ในฐานะเลขานุการ คุณมักจะถูกมอบหมายให้เป็นผู้จัดการประชุม นัดหมายผู้เข้าร่วมประชุม จัดสถานที่ประชุม และเลือกเวลาและระยะเวลาสำหรับการประชุม เมื่อก่อนสมัยที่ยังไม่มีคอมพิวเตอร์ คุณอาจโทรติดต่อหรือเดินไปที่ห้องโถงและพูดกับคนที่คุณต้องการให้ร่วมประชุม วิธีการเหล่านี้จะใช้ได้ผลหากคนเหล่านั้นอยู่พร้อมหน้า แต่ถ้าคนเหล่านั้นไม่อยู่เมื่อคุณโทรไปหาหรือเดินทางไปหา โดยเฉพาะหากคุณกำลังพยายามติดต่อคนกลุ่มใหญ่ และหากคุณต้องกำหนดตารางเวลาใหม่ด้วย ฟังๆ ดูแล้วรู้สึกถึงความยุ่งยากแล้วใช่ไหมล่ะคะ

แต่เดี๋ยวนี้คอมพิวเตอร์ช่วยอำนวยความสะดวกให้ เลขานุการ ยุคใหม่ได้อย่างมากมาย เพียงใช้โปรแกรม Microsoft Outlook 2007 ในการกำหนดการประชุมและควบคุมการประชุมนั้นในปฏิทิน จากนั้นส่งไปยังผู้ที่คุณต้องการนัดหมาย ซึ่งพวกเขาสามารถตอบรับ ปฏิเสธ หรือเสนอแนะเวลาใหม่ได้ รวมทั้งคุณยังสามารถเปลี่ยนแปลง แก้ไขการนัดหมายได้อย่างง่ายดาย

1. การนัดประชุมทุกครั้งคุณจะต้องมีข้อมูลพื้นฐาน 3 ข้อต่อไปนี้เสียก่อน :

• คนที่จะเข้าร่วมประชุม
• เวลาและระยะเวลาของการประชุม
• สถานที่จัดการประชุม

2. จากนั้นเข้าไปที่ calendar >>> action >>> New Meeting Request

3. เมื่อเลือก New Meeting Request จะปรากฏหน้าต่างใหม่ขึ้นมา ให้ระบุอีเมลของผู้ที่เราจะนัดประชุม หัวข้อการประชุม วัน เวลา สถานที่ ให้ครบถ้วน จากนั้น คลิก Send

4. ก่อนส่งต้องแน่ใจว่าคุณ ได้กำหนดการสนองตอบไว้แล้ว รวมทั้งอนุญาตให้ผู้รับการนัดหมายเสนอเวลาใหม่ได้ด้วย เมื่อเรียบร้อยแล้ว คลิก Send

5. คุณสามารถติดตามผลการนัดประชุมได้โดย double click ที่วัน เวลาที่กำหนดใน calendar จะปรากฏหน้าต่าง แสดงผลการสนองตอบการนัดของคุณ หากต้องการเปลี่ยนแปลง แก้ไขการนัดหมายก็สามารถทำได้จากหน้านี้ แล้วคลิก Send

6. คุณสามารถเลือก tracking เพื่อติดตามผลอย่างละเอียดได้ด้วย

เพียงเท่านี้ การนัดประชุมก็เสร็จเรียบร้อยอย่างรวดเร็วภายในอึดใจเดียว นับว่าเป็นเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการนัดหมายผู้ประชุม โดยเฉพาะการประชุมกลุ่มใหญ่ได้อย่างมากมายทีเดียว ทำให้คุณไม่จำเป็นต้องยกหูโทรศัพท์หลายๆ รอบให้เมื่อยมือ เพราะเหตุนี้การเรียนรู้ที่จะใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์ต่อการทำงานให้มากที่สุดจึงเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างมากไงล่ะคะ