บัญญัติ 10 ประการของ MR (Management Representative)

ตัวแทนฝ่ายบริหาร (Management Representative : MR)  คือเจ้าหน้าที่ระดับบริหารที่ถูกแต่งตั้งจากผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้แทนฝ่ายบริหาร โดยต้องมีหน้าที่ความรับผิดชอบในด้านการจัดทำระบบบริหาร นำไปปฏิบัติ และรักษาระบบไว้ รายงานผู้บริหารระดับสูงถึงผลการดำเนินงานของระบบ และความจำเป็นในการปรับปรุง รวมถึงมีการส่งเสริมให้บุคลากรทั่วทั้งองค์กรได้ตระหนักถึงข้อกำหนดของลูกค้า MR จึงควรมีคุณสมบัติต่อไปนี้

1. ทนมือทนเท้าหากต้องการที่จะเป็น MR ได้ต้องมีความทน 3 ข้อด้วยกันคือ ทนกาย, ทนใจ, ทนหน้า เริ่มจากทนกายคือ ต้องสมบุกสมบันหน่อย หรือจะเป็นขาลุย เพราะบางครั้ง ต้องออกไปพบกับลูกค้าเอง และก็ต้องอยู่จนดึกโดยเฉพาะใกล้ ๆ Audit เพราะฉะนั้นต้องมีความทนทานเป็นพิเศษ ต่อมาทนใจคือ ต้องรับเพรชเชอร์ได้ทุกรูปแบบ ทุกสารทิศ ทั้งจากนาย จากเพื่อนร่วมงาน จากพนักงานทั่วไป และทนหน้าหรือจะเรียกว่าหน้าทนก็ได้ เพราะต้องบากหน้าไปขอคนโน้นคนนี้ให้ทำอะไรให้ เพราะฉะนั้นงาน MR ไม่เหมาะสมกับคนที่มีอีโก้สูง ๆ คนไม่ยอมก้มหัวให้ใคร บางครั้งอาจถูกตอกหน้า อาจถูกกระแนะกระแหน
2. พูดจาเข้าหูคนที่เป็น MR ต้องมีคุณสมบัติในข้อนี้เป็นอย่างมาก เพราะไม่ใช่แค่ต้องใช้ปากในการพูดกับลูกน้องของตนเอง และที่ไม่ใช่กับลูกน้อง ของตนเองด้วย แต่ต้องเป็นคนที่มีศิลปะในการพูด การโน้มน้าวให้คนอื่นคล้อยตาม ให้คนอื่นช่วยเราด้วยความเต็มใจ ทำงานโดย ไม่ให้เขารู้สึกว่าเรากำลังหลอกใช้เขา และต้องใช้ความพอดี ไม่มากไม่น้อยเกินไปในการไหว้วาน
3. รู้วิชาการคนที่จะเป็น MR ควรที่จะมีนิสัยใฝ่รู้ และควรที่จะรู้ให้มากที่สุด และศึกษาเพิ่มเติม หรือถ้าหากมีโอกาสเข้าอบรมเสริมทักษะ เพราะ ถ้าบางเรื่องง่ายๆ แต่ MR ไม่เข้าใจก็อาจจะอายต่อผู้อื่นได้ ซึ่ง MR ต้องรู้ถึงกระบวนการของบริษัทตัวเองอย่างดีด้วย เช่นโรงงานผลิต ก็ต้องรู้เกี่ยวกับการผลิตต่าง ๆ เป็นยัง แต่ก็ไม่ต้องถึงขนาดรู้ลึกเกี่ยวกับส่วนผสม เอาแค่คร่าว ๆ ให้พอนึกภาพ เชื่อมโยงต่าง ๆ ออก หรือถ้ายิ่งรู้และเข้าใจมากก็ยิ่งดี
4. ประสานสิบทิศหากเกิดเหตุการณ์ทะเลาะเบาะแว้งกันในองค์กรคุณ และถ้าคุณเป็น MR คุณต้องเป็นคนเข้าไปไกล่เกลี่ย และเข้าไปประสาน อธิบายให้แต่ละฝ่ายเข้าใจ เพื่อลดความขัดแย้ง ซึ่งต้องใช้ความสามารถเฉพาะตัวอยู่สักหน่อย ซึ่งอย่าลืมว่าการปล่อยให้บาดหมางใจกัน ในองค์กรนั้นไม่ทำให้อะไรดีขึ้น สุดท้ายงานไม่เสร็จ MR นั้นต้องเป็นคนรับผิดชอบไกล่เกลี่ย รอมชอมทำตัวเป็น กันชนแต่ละฝ่ายไว้
5. มี Service Mindคำ ๆ นี้เราจะเห็นในงานที่เกี่ยวกับการบริการ แต่ MR ก็ใช้ได้เช่นกันเพราะว่า คนนู้นคนนี้มักจะเรียกหาแต่ MR ยามที่ทำระบบติดขัด MR ต้องตอบสนองอย่างดี โดยสำนึกอยู่เสมอว่าเป็นหน้าที่เราที่ต้องให้บริการ และบริการอย่างสุภาพ รวดเร็ว มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้ลูกค้าพึงพอใจ
6. เข้ากับคนง่ายคนที่เป็น MR นั้นต้องเข้ากับคนง่ายในทุกระดับ มนุษย์สัมพันธ์ต้องดีเลิศ สิ่งที่มักมองข้ามกันก็คือ มนุษย์สัมพันธ์กันพนักงานระดับล่างสุด ซึ่งบางคนถือตัวว่าเป็นระดับผู้บริหาร ระดับล่างไม่สน แต่ถ้าลำบากในการมีมนุษย์สัมพันธ์มากนักก็อย่าให้ถึงกับขนาดดูหมิ่นเหยียด หยามก็พอ แต่หากลอกเปิดใจซักนิด เขาอาจจะให้ความร่วมมือในการทำงานมากกว่านี้ก็ได้
7. เข้ากับเจ้านายได้ดีคำว่า MR นั้นหมายถึง เป็นผู้แทนของผู้บริหารระดับสูง ซึ่งคนที่เป็น MR ต้องเข้ากับนายได้ด้วย เพราะ MR จะเป็นตัวสื่อสารข้อมูลกับนาย ในเรื่องงาน คอยโน้มน้าวให้คล้อยตามในบางเรื่องเหมือนเป็นที่ปรึกาส่วนตัว
8. เข้ากับเจ้านายได้ดีแม้ว่า MR จะเป็นตำแหน่งที่ถูกวางอยู่ในระดับผู้บริหาร แต่จริง ๆ แล้วไม่มีอำนาจอะไรมากนักเลย นอกจากที่ผู้ควบหลายเก้าอี้เป็นผู้จัดการอื่น ๆ ด้วย แต่ต้องดูแลระบบของทั้งบริษัท จะไปสั่งแผนกอื่นก็ไม่ได้ เขาจะเขม่นเอาได้ ไปขอเฉย ๆ เขาก็ไม่ยำเกรงไม่ยอมทำให้ จึงทำให้ MR นั้นต้องมีสิ่งที่เรียกว่าภาวะผู้นำ (Leadership) เพราะต้องใช้บุคลิกที่เหมือนคนมีอิทธิพล เหนือคน จูงใจให้ผู้อื่นทำงานได้ โดยที่เรา ไม่ได้มีอำนาจอะไรเลย ซึ่งความเชื่อถือเป็นสิ่งสำคัญ
9. อ้างอิงประจำการเป็น MR นั้นจะต้องสามารถอ้างอิง สอบกลับได้ตลอด มีข้อกำหนดต่าง ๆ มาตรฐานต่าง ๆ ก็ว่าไป แต่ต้องมีเหตุผล และมีที่มาที่ไป โดยห้ามพูดจายกเมฆขึ้นมาลอย ๆ ซึ่งดูแล้วมันไม่ดีเลย
10. เก่งการใช้สำนวนการที่จะเป็น MR สิ่งสำคัญข้อสุดท้ายที่ต้องมีคือ คุณต้องเขียนเก่ง เพราะทักษะในการเขียนเอกสารต่าง ๆ Manual, Procedure, Work In และต้องเขียนได้ดี อ่านแล้วเข้าใจ และสามารถสอนคนอื่นเขียนได้ด้วย