สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ ของฝ่ายจัดซื้อ

หากคุณกำลังทำงานอยู่ฝ่ายจัดซื้อ ลองมาทบทวนกันอีกครั้ง (กันลืม) ดีกว่า ว่าสำหรับในหน้าที่พนักงานฝ่ายจัดซื้อ มีอะไรบ้างคือสิ่งที่คุณควรปฎิบัติ (Do) และไม่ควรปฏิบัติ (Don’t)

Do

1. เก็บทะเบียนประวัติและแคตตาล็อกสินค้าต่างๆ ของผู้ขาย
2. กำหนดคุณลักษณะของสินค้าที่ต้องการให้แน่นอน โดยสอบถามรายละเอียดจากผู้ที่ต้องการใช้สินค้านั้นๆ ให้ครบถ้วน สิ่งที่ควรระบุ เช่น
   
   • ตราสินค้าหรือยี่ห้อสินค้า อาจระบุชื่อสินค้าไว้ประมาณ 2-3 ชื่อ พร้อมทั้งควรเปิดโอกาสให้กับตราสินค้าอื่นๆ โดยระบุว่า “หรือที่มีคุณภาพเทียบเท่า”
   • บอกคุณลักษณะที่เฉพาะเจาะจง, มาตรฐานของสินค้า และข้อกำหนดต่างๆ ในการใช้งาน
   • มีตัวอย่างสินค้าให้ผู้ขายดู
3. ศึกษาข้อมูลของชนิดของสินค้าที่ต้องการแล้วนำไปเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละตราสินค้าที่ผู้ขายนำเสนอมาอย่างถี่ถ้วน
4. หลีกเลี่ยงการสั่งซื้อของ “ด่วน” เพราะจะทำให้เราเป็นรองกับผู้ขายสินค้าทันที
5. มีแบบฟอร์มการสั่งซื้อที่เป็นมาตรฐาน มีการบันทึกผล กำหนดการส่งของ เวลา จำนวนในการส่ง และการทำสัญญา
6. หาผู้ขายจากบันทึกที่เคยสั่งสินค้าด้วยกันทำให้ลดความเสี่ยงที่จะเจอผู้ขายที่ประวัติไม่ดี
7. ให้นโยบายการสั่งซื้อแก่ผู้ขาย ผู้ขายจะได้ปฏิบัติถูกต้อง
8. ออกเยี่ยมเยียนผู้ขายเพื่อเป็นการผูกสัมพันธ์ที่ดี และยังทำให้เราทราบถึงสภาพของกิจการของผู้ขายนั้นๆ อีกด้วย
9. จ่ายเงินให้ตรงเวลา

Don't

1. ไม่ควรกำหนดวันส่งมอบที่เป็นไปไม่ได้ เช่นสั่งเช้าต้องการตอนบ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นสินค้าบิ๊กล็อต
2. ไม่ควรเก็บสต็อคไว้มากๆ จะทำให้ขาดเงินทุนหมุนเวียน และเปลืองเนื้อที่
3. ไม่ควรเชื่อข่าวลือต่างๆ จากทางผู้ขายง่ายๆ ว่าสินค้ากำลังจะขึ้นราคาให้เรารีบสั่งซื้อสินค้ากักตุนไว้ ควรที่จะตรวจสอบที่มาของข่าวให้แน่ชัด
4. ไม่ควรมีการเปลี่ยนแปลงคำขอซื้อหรือข้อกำหนดต่างๆ โดยไม่จำเป็น
5. ไม่คาดหวังว่าผู้ขายจะส่งของได้ทันเวลาตลอดไป ควรมีแผนสำรองในกรณีที่ผู้ขายไม่สามารถส่งของได้ทันเวลา
6. ไม่ควรตัดสินใจสั่งซื้อสินค้าโดยพิจารณาที่ราคา เพียงอย่างเดียว จงจำไว้ว่า “ของแพงไม่จำเป็นต้องดี และของดีก็ไม่จำเป็นต้องถูก” ลองพิจารณาจากหลายแง่มุมนะคะ
7. จรรยาบรรณของฝ่ายจัดซื้อเป็นสิ่งสำคัญ อย่าตัดสินใจสั่งซื้อสินค้านั้นๆ เพียงเพราะว่าเป็นเพื่อนกันหรือทางผู้ขายให้ผลประโยชน์ตอบแทนแก่เรามากกว่า เจ้าอื่น