วิธีการเขียนรายงานการประชุมแบบมืออาชีพ

          จะทำอย่างไร เมื่อคุณเป็นเลขามือใหม่ ที่ถูกเจ้านายสั่งให้จดบันทึกการประชุม ซึ่งคุณยังไม่เคยเตรียมตัวสำหรับงานนี้มาก่อน คุณเริ่มกังวลและลนลาน การจดบันทึกการประชุมมีหลักการง่าย ๆ ที่คุณควรทราบ เริ่มจากคุณต้องทราบก่อนว่า รายงานการประชุมนั้นเป็นการจดบันทึกที่มีความเป็นทางการสูง ดังนั้นคุณต้องมีความรวดเร็ว แม่นยำ จับประเด็นได้ดี

          ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเพื่อให้คุณสามารถจดบันทึกการประชุมได้อย่างมืออาชีพ

          ก่อนการประชุม

• เลือกอุปกรณ์ในการจดบันทึก เช่น ปากกา กระดาษ เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ เครื่องบันทึกเสียง สำหรับเลขาฯ ยุคใหม่มักไม่ค่อยจดบันทึกด้วยมือแล้ว ส่วนใหญ่จะพิมพ์รายงานลงไปในคอมพิวเตอร์ทันที เพื่อความรวดเร็ว และการทำงานเพียงครั้งเดียว

• ตรวจสอบว่าอุปกรณ์ดังกล่าวพร้อมสำหรับการใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่ามันสามารถใช้งานได้ดี การทำงานอย่างมืออาชีพมักมีการเตรียมพร้อมเสมอ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ซึ่งอาจทำให้การทำงานสะดุด ติดขัด ไม่ราบรื่น

• นำวาระการประชุมมาศึกษา คุณจะได้เห็นภาพรวมทั้งหมด เพื่อทำความเข้าใจและเตรียมการ

          ระหว่างการประชุม

• ส่งเอกสารให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน

• จดรายชื่อของผู้เข้าร่วมประชุม และที่สำคัญคุณจำเป็นต้องรู้จักว่าใครเป็นใคร เพื่อให้คุณสามารถจดได้อย่างถูกต้อง

• จดบันทึกเวลาเริ่มประชุม

• ไม่ต้องพยายามจดทุกคำพูด จดเฉพาะใจความสำคัญเท่านั้นก็เพียงพอ

• จดข้อเสนอที่ใช้อภิปรายในที่ประชุม ระบุว่าใครเป็นผู้เสนอ และผลการลงความเห็น

• จดข้อเสนอต่างๆ ที่จะใช้สำหรับลงความเห็นในครั้งต่อไปด้วย

• จดบันทึกเวลาปิดประชุม

          หลังการประชุม

• จัดทำรายงานการประชุมทันทีที่ออกจากห้องประชุม เนื่องจากข้อมูลทุกอย่างยังคงชัดเจนอยู่ในความจำของคุณ

• ระบุชื่อองค์กร ชื่อคณะกรรมการ ประเภทของการประชุม เช่น ประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน หรือประจำปี และระบุวัตถุประสงค์ในการประชุมด้วย

• ลงเวลาที่เริ่มประชุม และปิดประชุม

• ตรวจทานให้เรียบร้อยก่อนส่ง

          ถึงคุณจะเป็นเลขาฯ มือใหม่ แต่คงไม่ยากเกินไปที่จะรับมือกับสถานการณ์นี้ เพราะหลักการเขียนรายงานการประชุมนั้นง่ายนิดเดียว และคุณเองก็สามารถทำได้อย่างมืออาชีพ