Work from home ยังไงไม่ให้ตารางชีวิตพัง! มาแบ่งเวลาแบบ Time blocking เพิ่ม Productivity
จากวิกฤตโรคโควิด – 19 ทำให้หลายออฟฟิศหันมาใช้วิธีการทำงานแบบ Work from Home ซึ่งตลอดระยะเวลาปีกว่าที่ผ่านมา มีผลสำรวจออกมาแล้วว่า WFH สร้างผลกระทบต่อสุขภาพจิตของคนทำงานไม่น้อย ไม่ว่าจะอยู่ในระดับผู้บริหารไปจนถึงพนักงานชั้นปฏิบัติการณ์ทั่วไปก็ได้รับผลกระทบทั้งสิ้น เพราะลำพังแค่ทำงานที่ออฟฟิศบางคนก็กลับบ้านดึกไปจนถึงไม่ได้กลับบ้านมาแล้วเพราะงานเยอะจนเคลียร์ไม่ทัน พอเปลี่ยนมาเป็นทำงานที่บ้าน จากที่เคยหันไปถามเพื่อนโต๊ะข้าง ๆ ถึงงานที่ทำอยู่ ก็ต้องเปลี่ยนมานัด Conference Call กันแทน การสื่อสารที่ไม่คล่องตัวเหมือนอยู่ที่ออฟฟิศ ทำให้มีการนัดประชุม Conference Call หรือ Video Call กันแทบจะตลอดทั้งวัน เดี๋ยวทีมโน่นที เดี๋ยวทีมนี้ที ไม่ได้หยุด รู้ตัวอีกทีก็หมดวันแล้ว งานที่รับผิดชอบก็ยังทำไม่ถึงไหน ทำให้ต้องทำงานล่วงเวลา กินเวลาพักผ่อนส่วนตัว จนทำให้เรียกได้ว่าต้องทำงานตลอดทั้งวัน ทำงานหนักยิ่งกว่าตอนทำอยู่ออฟฟิศเสียอีก
สาเหตุที่ทำให้ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นไม่ใช่ว่าคุณเป็นคนทำงานช้า หรือไม่มีประสิทธิภาพ แต่ต้นเหตุจริง ๆ มาจากการจัดการเวลาที่ไม่ถูกต้อง เพราะการ Work from Home ยังถือว่าเป็นเรื่องใหม่ที่หลายคนยังต้องใช้เวลาในการปรับตัว เพื่อให้คุณมี Work-life balance ทำงานเสร็จทันโดยที่ยังมีเวลาพักผ่อนส่วนตัวให้ได้คลายเครียดบ้าง ซึ่งคุณสามารถทวงคืนเวลาพักผ่อนของคุณได้ แม้จะมีปริมาณงานที่เยอะ นัดประชุมที่มีเข้ามาไม่ขาด ด้วยการแบ่งเวลาแบบ Time Blocking ตัวช่วยจัดการชีวิต บริหารเวลา ของคุณช่วง Work from Home ไม่ให้ตารางชีวิตพัง แถมยังมี Productivity เพิ่มขึ้นด้วย
Time Blockingคือ การแบ่งเวลาออกเป็นบล็อก ๆ แล้วกำหนดล่วงหน้าว่าเวลาไหนจะต้องทำอะไร ทำตอนไหน และทำนานเท่าไหร่ โดยที่งานและกิจกรรมต่าง ๆ จะถูกเลือกมาทำ 1 งานต่อ 1 บล็อก และจะถูกจัดเรียงตามความสำคัญ จากนั้นให้นำไปเขียนหรือบันทึกลงบนปฏิทิน Time schedule หรือแอปพลิเคชันส่วนตัวของคุณ โดยที่วิธีการกำหนดบล็อกเวลา แบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ
- Proactive Blockคือ บล็อกเวลาสำหรับงานที่ถูกวางแผนไว้แล้ว เป็นงานที่จะต้องทำให้เสร็จ หรืองานสำคัญที่จำเป็นต้องทำ และต้องใช้ความตั้งใจในการทำมาก อาจเป็นงานที่มีกำหนดเวลาส่ง มีสำคัญกระทบต่อความคืบหน้า เช่น การร่างสัญญา และเอกสารสำคัญ เป็นต้น
- Reactive Blockคือ บล็อกเวลาสำหรับงานกะทันหันจากคนอื่น ๆ และสิ่งอื่น ๆ ที่จะเข้ามารบกวนโดยที่คุณไม่รู้มาก่อน เช่น การตอบอีเมล การต้องเข้าประชุมงานอย่างเร่งด่วน หรืออาจจะเป็นช่วงเวลาว่างหรือเวลาส่วนตัวของคุณเองก็ได้
สร้าง Time Blocking ของตัวคุณเอง
- ทำ To Do List ลิสต์สิ่งที่คุณจะต้องทำออกมาก่อน ระบุให้ชัดเจนว่างานนั้นคืองานอะไร ต้องใช้อะไรเพื่อที่จะทำงานนี้บ้าง พยายามลิสต์งานออกมาเป็นข้อ ๆ และเขียนรายละเอียดสั้น ๆ ที่จำเป็นไว้
- ใส่ Deadline ของงาน ระบุวันกำหนดส่งของงานที่คุณลิสต์ออกมาด้วย เพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าต้องทำงานให้เสร็จเมื่อไหร่ และนี่เป็นตัวช่วยสำคัญให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ถูกต้อง
- กะเวลาที่ต้องใช้ทำงาน ลองคิดประมาณดูคร่าว ๆ ถึงเวลาที่คุณจะใช้ทำงานนั้น ๆ จากนั้นให้เขียนระบุเวลาที่ต้องใช้ทำงานนั้น ๆ ประกอบเข้าไปด้วย
- แบ่งบล็อก Proactive และ Reactive ให้ลงตัว อาจเริ่มจากการแบ่งบล็อกเวลาเป็นบล็อกละ 1 ชั่วโมง และกำหนดว่าบล็อกไหนจะเป็น Proactive block และบล็อกไหนจะเป็น Reactive block ระยะเวลาของบล็อกสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของแต่ละคน
- จัดบล็อกเวลาล่วงหน้า เมื่อได้ To do list งานที่จะต้องทำทั้งหมดออกมาแล้ว ก็ให้คุณเอางานเหล่ามาแบ่งว่างานไหนจะอยู่ใน Proactive block งานไหนจะอยู่ใน Reactive block และต้องไม่ลืมกันช่วงเวลาส่วนที่เป็น Reactive block ไว้เผื่อการนัดประชุมที่ไม่ได้นัดล่วงหน้า หรืองานที่ต้องทำอย่างกะทันหันด้วย
- บอกให้คนอื่นรู้ เมื่อมีตารางเวลาชัดเจนแล้ว นอกจากบันทึกลงปฏิทินส่วนตัวของคุณแล้ว ก็ควรบอกให้คนอื่นที่ทำงานร่วมกันกับคุณรับรู้ไว้ด้วย วิธีนี้จะทำให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าตอนนี้คุณกำลังทำงานอะไรอยู่ และสามารถรบกวนคุณได้เวลาไหนบ้าง
- รู้จักนาฬิการ่างกายของตัวคุณเอง สังเกตว่าคุณมีสมาธิในช่วงเวลาไหนของวันมากที่สุด ซึ่งแต่ละคนไม่เหมือนกัน จัดงานที่มีความสำคัญและต้องใช้โฟกัสสูงไว้ในช่วงเวลาที่คุณมีสมาธิมากที่สุด รวมถึงไม่ลืมสังเกตระยะเวลาที่คุณต้องการสำหรับการพักผ่อน ไม่ว่าจะเป็นการนอน หรือการพักเบรกสั้น ๆ ระหว่างวัน เพื่อพักสมองให้คุณกลับมาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดอีกครั้ง
- มีวินัยอย่างเคร่งครัด เมื่อคุณวางแผนตารางของคุณไว้อย่างดีแล้ว คุณก็ควรทำงานตามแผนนั้นอย่างเคร่งครัด มีวินัย ไม่วอกแวก ในช่วงเวลาทำงานก็ให้ทำงานให้เต็มที่ เวลาไหนที่ต้องพักก็ต้องพัก แบ่งเวลาให้ชัดเชน อย่ากลัวที่จะทำงานไม่เสร็จจนต้องยืดเวลาทำงานออกไป เพื่อให้คุณได้มีเวลาพักอย่างพอเหมาะและเพียงพอที่จะกลับมาตั้งสมาธิทำงานในวันต่อ ๆ ไป
- ปรับปรุงบล็อกเวลาอยู่เสมอ อาจมีบางครั้งที่งานไม่เสร็จตามแผนบล็อกเวลาที่คุณวางไว้ นั่นหมายถึงบล็อกเวลานั้นของคุณล้มเหลว คุณจึงจำเป็นจะต้องทบทวนงานต่าง ๆ ของคุณอยู่เสมอ เพื่อปรับแผนและจัดบล็อกเวลาให้เหมาะสมกับงานในแต่ละช่วงของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณวางแผนงานแบบ Time blocking ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การจัดตารางชีวิตการทำงานแบบ Time blocking นอกจากจะทำให้คุณรู้ว่าคุณจะต้องทำอะไรในตอนไหนแล้ว ยังทำให้เพื่อนร่วมงานของคุณรู้ว่าจะสามารถรบกวนคุณได้ในช่วงเวลาไหน ไม่นัด Conference call กะทันหันโดยที่ไม่มีเหตุจำเป็นจริง ๆ ทำให้คุณสามารถมีสมาธิจดจ่อกับการทำงานได้ดียิ่งขึ้น และไม่เสียเวลาไปกับเรื่องไม่จำเป็น ด้วยความที่ระบบการแบ่งเวลาที่ให้ความสำคัญกับการทำอะไรทีละอย่าง (Single-tasking mindset) ทำให้คุณมี Productivity สูงขึ้นไปด้วย
มีงานวิจัยหลายงานระบุว่า การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multi-tasking) จะลด Productivity ลงได้ถึง 40% เลยทีเดียว แถมยังทำให้เสียเวลาทำงานนานกว่าเดิมเพราะมัวแต่สลับทำงานหลาย ๆ อย่างไปมา เกิดความยุ่งยากซับซ้อมตามมาอีก
นอกจากนี้ ยังช่วยทำให้คุณมี Work-life balance ที่ดี เวลางานก็ได้ทำงานเต็มที่ เวลาพักก็ได้พักเต็มอิ่ม ลดปัญหาสุขภาพกายและสุขภาพจิตที่เกิดจากการทำงานหนักเกินไป รวมถึงลดโอกาสเกิดภาวะ Burnout หรือภาวะหมดไฟในการทำงาน ช่วยให้คุณทำงานได้ดีและมีความสุขกับการทำงานมากขึ้น และการรักษาวินัยในการทำ Time blocking จะช่วยลดความเครียดจากการรู้สึกว่างานเยอะ งานไม่เสร็จ และทำงานเหมือนพรุ่งนี้ต้องส่งตลอดเวลา เพราะคุณได้วางแผนการทำงานจาก Deadline และความสำคัญ รวมถึงเวลาที่ควรใช้ไปกับงานแต่ละอย่างไว้อย่างดีแล้ว ทีนี้คุณก็จะสามารถทำงาน Work from Home ได้อย่างมีความสุข งานเสร็จพร้อมมีคุณภาพสูง สุขภายกายก็ดี สุขภาพจิตก็แข็งแรง ไม่ต้องบ่นว่าทำงานไม่ได้พักอีกต่อไป
ดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้ทั้ง iOS และ Android
เลือกงานที่ใช่ ใช้ชีวิตที่ชอบ ด้วยการค้นหางานที่ง่ายและรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดการเรซูเม่อย่างมีประสิทธิภาพ ให้คุณอัปโหลด ดู และลบได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เพลิดเพลินไปกับประสบการณ์การใช้งานแสนง่าย ด้วยระบบ AI ใหม่ ช่วยค้นหางานที่ตรงใจมากขึ้นถึง 6 เท่า
https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b9%80%e0%b8%84%e0%b8%a5%e0%b9%87%e0%b8%94%e0%b8%a5%e0%b8%b1%e0%b8%9a-%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b9%80%e0%b8%a7%e0%b8%a5%e0%b8%b2/
https://th.jobsdb.com/th-th/articles/%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b9%80%e0%b8%a7%e0%b8%a5%e0%b8%b2-time-boxing/
https://th.jobsdb.com/th-th/articles/888%e0%b9%80%e0%b8%84%e0%b8%a5%e0%b9%87%e0%b8%94%e0%b8%a5%e0%b8%b1%e0%b8%9a%e0%b8%9a%e0%b8%a3%e0%b8%b4%e0%b8%ab%e0%b8%b2%e0%b8%a3%e0%b9%80%e0%b8%a7%e0%b8%a5%e0%b8%b21%e0%b8%a7%e0%b8%b1%e0%b8%99/
